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Widerruf eines Online-Kaufs oder Fernabsatzvertrags
Widerrufserklärung für einen Online-Kauf, eine Bestellung per Telefon oder Katalog oder einen an der Haustür geschlossenen Vertrag: Sie widerrufen innerhalb von 14 Tagen ohne Begründung (§§ 312g, 355 BGB) und fordern Ihr Geld zurück. Der Brief enthält alles, was das Muster-Widerrufsformular abfragt – Bestelldatum, Erhalt der Ware, Bestellnummer, Waren, Ihren Namen und Ihre Anschrift – in eigenem Wortlaut, dazu die Erstattung binnen 14 Tagen, die Rücksendung und die Bitte um Eingangsbestätigung. Bietet der Shop seit dem 19.06.2026 den Button „Vertrag widerrufen“, genügt auch dieser.
Erstattung bei nicht autorisierter Zahlung und Rückbuchung – Schreiben an die eigene Bank
Ihr Schreiben an die eigene Bank, wenn Konto oder Karte ohne Ihre Zustimmung belastet wurden – etwa nach Kartenmissbrauch oder Phishing: Sie beanstanden die Umsätze und verlangen die Erstattung, die die Bank spätestens bis zum Ende des folgenden Geschäftstags leisten muss (§ 675u BGB). Melden Sie sich unverzüglich, spätestens 13 Monate nach der Belastung (§ 676b BGB). Haben Sie selbst mit Karte gezahlt, aber nichts erhalten, bitten Sie stattdessen um die Rückbuchung (Chargeback) nach den Regeln des Kartensystems. Mit Sperrdatum und Anzeige bei der Polizei.
Gesellschafterbeschluss: Auflösung der GmbH und Bestellung der Liquidatoren
Der Beschluss, mit dem die Gesellschafter einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) die Gesellschaft auflösen und den Liquidator bestimmen – mit seiner Vertretungsbefugnis, der Annahme durch den Liquidator, dem Gläubigeraufruf und dem Sperrjahr und der Verwahrung der Bücher. Drei Viertel der abgegebenen Stimmen, keine notarielle Form (§ 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG); Versammlung, Videoversammlung oder Beschluss ohne Versammlung in Textform. Die Anmeldung zum Handelsregister nimmt danach ein Notar vor.
Mahnung – letzte Zahlungsaufforderung vor dem Mahnbescheid
Die letzte Mahnung an einen säumigen Schuldner, bevor Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten: offener Betrag, Fälligkeit, Verzug, Verzugszinsen nach § 288 BGB (fünf oder neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, die Pauschale von 40 € nur von Schuldnern, die keine Verbraucher sind), eine letzte Zahlungsfrist, Ihr Konto und die Ankündigung des Mahnbescheids. Als Brief nach DIN 5008 aufgebaut, für private und gewerbliche Gläubiger. Keine Form vorgeschrieben; die Antworten unten erklären, wie Sie den Zugang beweisen und den Mahnbescheid danach beantragen.
Antrag auf Informationszugang nach dem IFG
Der Antrag, mit dem Sie bei einer Behörde Zugang zu amtlichen Informationen verlangen – Akten, Verträge, Gutachten, E-Mails oder Auskünfte: nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Bundes (IFG) bei Bundesbehörden, nach dem Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetz des Landes bei Landes- und Kommunalbehörden, nach dem Umweltinformationsgesetz (UIG) oder dem Verbraucherinformationsgesetz (VIG). Sie wählen das Gesetz und die Art des Zugangs; das Schreiben bittet um Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist, um vorherige Mitteilung etwaiger Gebühren und um Teilzugang statt Ablehnung.
Gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
Die gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (NDA, Vertraulichkeitsvereinbarung) für zwei Unternehmen oder Selbstständige, die vor einer Zusammenarbeit vertrauliche Informationen austauschen: Zweck, was vertraulich ist und was nicht, Weitergabe nur an Beschäftigte und Berater, ausdrückliches Verbot des Reverse Engineering an überlassenen Mustern und Prototypen (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 GeschGehG), Rückgabe und Löschung, Laufzeit und eine Vertragsstrafe nach Wahl: nach billigem Ermessen mit gerichtlicher Kontrolle, fest oder keine. Die Vereinbarung ist zugleich eine angemessene Geheimhaltungsmaßnahme im Sinne des § 2 Nr. 1 GeschGehG.
Kostenvoranfrage und Leistungsantrag an die private Krankenversicherung
Das Schreiben an die private Krankenversicherung für zwei Fälle: vor einer teuren Behandlung als Kostenvoranfrage nach § 192 Abs. 8 VVG – liegen die Kosten voraussichtlich über 2.000 €, muss der Versicherer innerhalb von zwei Wochen (bei dringlicher Behandlung) oder vier Wochen begründet antworten, sonst wird die Notwendigkeit vermutet – oder nach der Behandlung als Begleitschreiben zum Leistungsantrag mit den Rechnungen. Mit Versicherungsnummer, Behandlung, Kosten und IBAN, ohne Diagnose im Brief.
Gläubigeraufruf nach Auflösung der GmbH (Text für den Bundesanzeiger)
Der Text, mit dem die Liquidatoren einer aufgelösten GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) die Auflösung bekannt machen und die Gläubiger auffordern, sich bei der Gesellschaft zu melden (§ 65 Abs. 2 GmbHG): Firma mit dem Zusatz „in Liquidation“, Sitz, Registergericht und Nummer, Geschäftsanschrift und Tag der Auflösung. Die Bekanntmachung im Bundesanzeiger setzt das Sperrjahr in Gang, vor dessen Ablauf kein Vermögen an die Gesellschafter verteilt werden darf (§ 73 GmbHG).
Antrag auf eine Schulbescheinigung
Das Schreiben an das Sekretariat der Schule, mit dem Eltern oder volljährige Schüler eine Schulbescheinigung anfordern – die Bestätigung, dass ein Kind die Schule besucht, wie sie etwa für das Kindergeld eines volljährigen Kindes, für Ausbildungsförderung oder für eine Schülerfahrkarte verlangt wird. Mit Name, Geburtsdatum, Klasse und Schuljahr, der Stelle, bei der die Bescheinigung vorgelegt wird, der Zahl der Ausfertigungen und dem Datum, bis zu dem sie gebraucht wird. Gibt die anfordernde Stelle einen eigenen Vordruck vor, bittet das Schreiben die Schule, diesen auszufüllen. Ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und in der Schule abgeben.
Antrag auf Erteilung einer Apostille
Das Schreiben, mit dem Sie für eine deutsche öffentliche Urkunde – etwa eine Geburts- oder Eheurkunde, eine notarielle Urkunde oder ein Führungszeugnis – die Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 beantragen, damit sie im Ausland anerkannt wird. Es bezeichnet die Urkunde, die ausstellende Stelle und den Staat, in dem sie verwendet werden soll, und regelt die Rücksendung. Welche Stelle zuständig ist, hängt von der Urkunde ab; in einem anderen EU-Staat ist nach der Verordnung (EU) 2016/1191 oft keine Apostille nötig. Bietet die zuständige Stelle ein eigenes Formular an, können Sie auch dieses kostenlos verwenden.
Aufforderung zur Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses
Die schriftliche Aufforderung, die ein Sportverein, eine Kita, eine Schule, ein Träger der Jugendhilfe oder eine andere Organisation ausstellt, damit Beschäftigte oder Ehrenamtliche ein erweitertes Führungszeugnis beantragen können: Nach § 30a Abs. 2 BZRG erhält es nur, wer eine solche Aufforderung vorlegt, in der die verlangende Stelle bestätigt, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG vorliegen. Mit Angaben zur Organisation, zur Person und zur Tätigkeit, dem gesetzlichen Grund zur Auswahl und der Angabe, ob die Tätigkeit ehrenamtlich ist – für einen Antrag auf Gebührenbefreiung.
Dienstleistungsvertrag zwischen Unternehmen (Dienstvertrag)
Vertrag zwischen zwei Unternehmen über laufende oder einzelne Dienstleistungen – Beratung, IT-Betreuung, Marketing, Buchhaltung, Agenturleistungen –, bei denen eine sorgfältige Tätigkeit geschuldet ist und kein bestimmter Erfolg (Dienstvertrag nach §§ 611 ff. BGB). Geregelt sind Leistungsumfang und Abgrenzung, selbständige Durchführung, Laufzeit und Kündigungsfrist, Vergütung mit Zahlungsziel und den gesetzlichen Verzugsfolgen, Nachbesserung, Vertraulichkeit, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Nutzungsrechte an Arbeitsergebnissen und eine Haftungsbegrenzung. Für ein geschuldetes Ergebnis gibt es den Werkvertrag.
Mängelrüge / Reklamation – Aufforderung zur Nacherfüllung mit Fristsetzung
Reklamation einer mangelhaften Ware beim Verkäufer: Sie zeigen den Mangel an, verlangen nach Ihrer Wahl Reparatur oder Ersatzlieferung (§§ 437, 439 BGB) und setzen eine Frist. Der Brief folgt dem Kaufrecht seit 2022: Vermutung zu Ihren Gunsten für Mängel, die sich im ersten Jahr zeigen (§ 477 BGB), angemessene Frist ab Ihrer Mitteilung (§ 475 Abs. 5 BGB), Kosten der Nacherfüllung beim Verkäufer – und für Käufe ab dem 31.07.2026 die Verlängerung der Verjährung um zwölf Monate nach einer Reparatur (§ 475e Abs. 5 BGB). Für Käufe beim Händler, online oder im Laden.
Datenschutz-Auskunft nach Art. 15 DSGVO – Auskunftsersuchen mit Datenkopie
Ihr Auskunftsersuchen an ein Unternehmen, einen Verein oder eine andere Stelle, die Daten über Sie verarbeitet: Sie verlangen nach Art. 15 DSGVO Auskunft, welche Daten gespeichert sind, wozu, an wen sie gehen, wie lange sie bleiben und woher sie stammen, und eine Kopie der Daten – die erste kostenlos. Die Antwort ist binnen eines Monats fällig (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bleibt sie aus, können Sie sich bei der Datenschutzaufsicht Ihres Landes beschweren. Für Kunden-, Mitglieds- und Nutzerkonten.
Rücktritt vom Kaufvertrag oder Minderung nach fehlgeschlagener Nachbesserung
Die zweite Stufe der Reklamation: Hat der Verkäufer die Ware nach Ihrer Mängelanzeige nicht rechtzeitig repariert oder ersetzt, zeigt sich der Mangel nach der Reparatur erneut oder verweigert er die Nacherfüllung, erklären Sie den Rücktritt vom Kaufvertrag oder die Minderung des Kaufpreises (§§ 437, 441 BGB) – beim Kauf vom Händler ohne weitere Frist (§ 475d BGB). Mit Kaufdatum, Mangel, Grund, Erstattungsbetrag, Zahlungsfrist und IBAN. Bei einem geringfügigen Mangel bleibt nur die Minderung; die Fragen unten erklären, warum.
Kündigung Handyvertrag oder Internetvertrag (DSL, Kabel, Glasfaser)
Kündigungsschreiben für Ihren Mobilfunk-, DSL-, Kabel- oder Glasfaservertrag nach dem Telekommunikationsgesetz: ordentlich zum nächstmöglichen Termin, nach Ablauf der Mindestlaufzeit mit einem Monat Frist (§ 56 TKG), wegen Umzugs (§ 60 TKG), wegen zu langsamen Internets nach erfolgloser Frist zur Abhilfe, mit Messprotokoll (§ 57 Abs. 4 TKG) oder nach einer einseitigen Vertragsänderung. Mit Kunden- und Vertragsnummer, Rufnummer und der Bitte um Bestätigung des Vertragsendes. Wurde der Vertrag online geschlossen, gibt es zusätzlich den Button „Verträge hier kündigen“ (§ 312k BGB).
Werkvertrag zwischen Unternehmen
Vertrag zwischen zwei Unternehmen über ein bestimmtes Ergebnis – eine Software, eine Website, ein Gutachten, ein Konzept, eine Reparatur oder Montage –, für das der Auftragnehmer einsteht (Werkvertrag nach §§ 631 ff. BGB). Mit Leistungsbeschreibung und vereinbarter Beschaffenheit, Fertigstellungstermin, Abnahmeverfahren mit Frist nach § 640 Abs. 2 BGB, Fälligkeit der Vergütung bei Abnahme, Mängelrechten, Kündigung, Nutzungsrechten am Werk, Vertraulichkeit und Haftungsbegrenzung. Nicht für Bauverträge und nicht für die Herstellung beweglicher Sachen, für die Kaufrecht gilt.
Kündigung Fitnessstudio-Vertrag oder Abo (Mitgliedschaft, Zeitschrift, Streaming)
Kündigungsschreiben für den Vertrag mit dem Fitnessstudio und für andere laufende Abos – Mitgliedschaft, Zeitschrift, Streaming oder Lieferabo. Sie kündigen ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder außerordentlich aus wichtigem Grund (§ 314 BGB), etwa bei dauerhafter Krankheit mit Attest, widerrufen das SEPA-Lastschriftmandat zum Vertragsende und verlangen eine Bestätigung des Enddatums in Textform. Für Verträge seit dem 01.03.2022 gilt nach der Erstlaufzeit höchstens ein Monat Kündigungsfrist (§ 309 Nr. 9 BGB). Per E-Mail, per Post oder zusätzlich zum Kündigungsbutton.
Einladungsschreiben für ein Besuchsvisum
Das Einladungsschreiben, mit dem Sie Verwandte oder Freunde aus einem visumpflichtigen Staat zu einem Besuch in Deutschland einladen, an die deutsche Botschaft oder das Generalkonsulat: Angaben zur eingeladenen Person und zu Ihnen, Zweck und Daten des Besuchs, Unterkunft und wer die Kosten trägt. Ein Formular ist dafür nicht vorgeschrieben. Es ist keine Verpflichtungserklärung nach § 68 AufenthG – die geben Sie, wenn die Auslandsvertretung sie verlangt, gesondert bei der Ausländerbehörde auf deren amtlichem Formular ab. Ausfüllen, unterschreiben und der eingeladenen Person für den Visumantrag schicken.
Zahlungserinnerung und Mahnung an Geschäftskunden (B2B)
Mahnschreiben an ein anderes Unternehmen, das eine Rechnung nicht bezahlt hat – als freundliche Zahlungserinnerung oder als letzte Mahnung vor dem Mahnbescheid. Es nennt Rechnung, Fälligkeit und den Tag, an dem der Verzug begonnen hat (spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, § 286 Abs. 3 BGB), berechnet Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, verlangt die Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB) und setzt eine Zahlungsfrist. Als Geschäftsbrief nach DIN 5008 aufgebaut. Für Verbraucher als Schuldner gibt es eine eigene Mahnung.
Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV)
Vorlage für Rechnungen bis 250 € einschließlich Umsatzsteuer mit den vereinfachten Pflichtangaben des § 33 UStDV: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Gesamtbetrag einschließlich Steuer und Steuersatz – Kunde, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht vorgeschrieben. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter auf Papier oder in anderer elektronischer Form, etwa als PDF, ausgestellt werden.
Widerspruch gegen Datenübermittlungen aus dem Melderegister
Das formlose Schreiben an die Meldebehörde, mit dem Sie Übermittlungssperren im Melderegister eintragen lassen: Sie widersprechen – Punkt für Punkt – der Weitergabe Ihrer Daten an Parteien vor Wahlen, an Mandatsträger und Presse bei Alters- und Ehejubiläen und an Adressbuchverlage (§ 50 Abs. 5 BMG) sowie an die Religionsgesellschaft eines Familienmitglieds (§ 42 Abs. 3 BMG). Den zum 01.01.2026 abgeschafften Widerspruch gegen die Übermittlung an die Bundeswehr enthält es nicht. Viele Meldebehörden bieten dafür auch ein eigenes kostenloses Formular an.
Rechnung mit Umsatzsteuer nach § 14 UStG
Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und -datum, Leistungszeitpunkt, Menge und Art der Leistungen, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag, dazu Zahlungsziel und Verzugshinweis. Zur E-Rechnung: Unter Unternehmen im Inland genügt eine PDF-Rechnung nur noch bis Ende 2026 (mit Zustimmung des Empfängers), bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027; danach ist die E-Rechnung Pflicht. An Verbraucher bleibt die PDF zulässig.
Geschäftsführer-Anstellungsvertrag (GmbH)
Der Dienstvertrag zwischen einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) und ihrem Geschäftsführer – getrennt von der Bestellung durch Gesellschafterbeschluss. Er regelt Aufgaben und zustimmungspflichtige Geschäfte, Beginn und Dienstort, Festgehalt und variable Vergütung, Gehaltsfortzahlung bei Krankheit, Urlaub, Wettbewerbsverbot während der Laufzeit, Verschwiegenheit, Kündigung und Freistellung nach einer Abberufung. Mit der Beteiligung des Geschäftsführers und dem Hinweis, wann er sozialversicherungspflichtig ist: Ein Fremdgeschäftsführer ist stets beschäftigt, ein Gesellschafter-Geschäftsführer nur mit Mehrheit oder umfassender Sperrminorität selbständig.