Allemagne : modèles et formulaires
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Demande de changement de nom ou de prénom (Allemagne)
Une demande écrite à l’autorité allemande compétente pour changer de nom de famille, de prénom ou les deux selon la loi allemande sur le changement de nom (NamÄndG) : coordonnées du demandeur, nom souhaité, motif important exigé par le § 3 NamÄndG, enfants concernés selon le § 4 et pièces jointes. Pas pour reprendre son nom de naissance après un divorce, les doubles noms (possibles depuis le 1er mai 2025) ni un changement selon la loi sur l’autodétermination (SBGG) : ce sont des déclarations à l’état civil (Standesamt). En allemand, prête à imprimer, signer et envoyer.
Décision des associés approuvant les comptes annuels et l’affectation du résultat d’une GmbH (Allemagne)
Une décision ou un procès-verbal de l’assemblée des associés d’une GmbH ou UG (haftungsbeschränkt) allemande approuvant les comptes annuels, décidant de l’affectation du résultat (distribution, report, réserves, avec la réserve légale d’une UG) et du quitus des gérants, avec le vote sur chaque point. Pour une assemblée, une réunion vidéo, une décision en forme textuelle sans réunion et un associé unique. Les réponses ci-dessous expliquent le délai de huit ou onze mois (§ 42a, al. 2 de la loi allemande sur les SARL, GmbHG) et la publication. En allemand.
Justificatif d’absence scolaire d’un élève (Allemagne)
Le mot écrit par lequel les parents – ou les élèves majeurs – justifient une absence aux cours auprès du professeur principal en Allemagne : avec nom et classe, les jours manqués, le motif sans diagnostic et le jour où l’école a été prévenue. Pour les absences pour maladie, rendez-vous médical impossible à déplacer ou affaire familiale urgente. Quand et comment justifier une absence relève du droit scolaire de chaque Land : en Rhénanie-du-Nord-Westphalie sans délai et par écrit ; en Bade-Wurtemberg, l’école doit être prévenue au plus tard le deuxième jour et, si ce n’était pas par écrit, le mot écrit suit sous trois jours. En allemand, prêt à imprimer et signer.
Résiliation d’une assurance – habitation, responsabilité civile, protection juridique et autres (Allemagne)
Lettre de résiliation de votre assurance habitation (contenu), responsabilité civile, protection juridique, bâtiment, accident ou responsabilité pour animaux en Allemagne : avec préavis ordinaire à la fin de la période d’assurance, dans le mois suivant une hausse de prime (§ 40 de la loi allemande sur le contrat d’assurance, VVG), après un sinistre, ou, pour les contrats de plus de trois ans, à la fin de la troisième année (§ 11 VVG) – chaque fois, à défaut, pour la date la plus proche possible. Elle révoque le mandat de prélèvement et demande la confirmation de la date de fin. L’assurance auto a son propre document. En allemand.
Mise en demeure finale avant injonction de payer (Allemagne)
La dernière relance à un débiteur qui n’a pas payé, avant d’engager la procédure judiciaire allemande d’injonction de payer (Mahnverfahren) : somme due, échéance, demeure, intérêts de retard selon le § 288 du Code civil allemand (BGB) – cinq ou neuf points au-dessus du taux de base, le forfait de 40 € ne visant que les débiteurs professionnels –, un dernier délai, votre compte et l’annonce de l’injonction de payer. Présentée comme une lettre commerciale allemande (DIN 5008), en allemand, pour créanciers particuliers et professionnels. Sans forme imposée ; les réponses ci-dessous expliquent la preuve de réception et la demande qui suit.
Demande d’accord préalable et de remboursement à une assurance maladie privée (Allemagne)
La lettre à une assurance maladie privée allemande (PKV) dans deux situations : avant un traitement coûteux, comme demande d’accord préalable selon le § 192, al. 8, de la loi sur le contrat d’assurance (VVG) – si les frais prévus dépassent 2 000 €, l’assureur doit répondre de façon motivée sous deux semaines en cas d’urgence, sinon quatre, faute de quoi le traitement est présumé nécessaire – ou après, comme lettre d’accompagnement d’une demande de remboursement avec les factures. Avec numéro de police, traitement, frais et IBAN ; sans diagnostic dans la lettre. En allemand.
Demande d’apostille (Allemagne)
La lettre demandant à l’autorité allemande compétente d’apposer une apostille selon la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 sur un acte public allemand – acte de naissance ou de mariage, acte notarié, extrait de casier judiciaire – pour qu’il soit reconnu à l’étranger. Elle identifie l’acte, l’organisme qui l’a délivré et le pays où il servira, et précise le mode de retour. L’autorité compétente dépend de l’acte ; dans l’UE, le règlement (UE) 2016/1191 supprime l’apostille pour de nombreux actes. Si l’autorité propose son propre formulaire, vous pouvez l’utiliser gratuitement à la place. En allemand.
Contrat de prestation de services entre entreprises – Dienstvertrag (Allemagne)
Contrat entre deux entreprises en Allemagne pour des services continus ou ponctuels – conseil, support informatique, marketing, comptabilité, travail d’agence – où le prestataire doit une exécution diligente et non un résultat précis (Dienstvertrag selon les §§ 611 et s. du Code civil allemand, BGB). Il règle le périmètre et ce qui en est exclu, l’exécution indépendante, la durée et le préavis, la rémunération avec délai de paiement et les suites légales du retard, la reprise de la prestation, la confidentialité, un contrat de sous-traitance des données selon l’art. 28 RGPD, les droits sur les résultats et un plafond de responsabilité. En allemand.
Contrat d’entreprise entre entreprises – Werkvertrag (Allemagne)
Contrat entre deux entreprises en Allemagne pour un résultat défini – logiciel, site web, rapport d’expertise, concept, réparation ou installation – dont le prestataire répond (Werkvertrag selon les §§ 631 et s. du Code civil allemand, BGB). Il comprend le cahier des charges et la qualité convenue, une date d’achèvement, une procédure de réception avec le délai du § 640, al. 2, BGB, l’exigibilité de la rémunération à la réception, les droits en cas de défaut, la résiliation, les droits d’utilisation sur l’œuvre, la confidentialité et un plafond de responsabilité. Ni pour la construction, ni pour la fabrication de biens meubles, régie par le droit de la vente. En allemand.
Facture de petit montant jusqu’à 250 € (Allemagne)
Un modèle pour les factures jusqu’à 250 € TTC, avec les mentions simplifiées du § 33 du règlement d’application allemand sur la TVA (UStDV) : nom et adresse du fournisseur, date d’émission, quantité et nature des biens ou services, total TTC et taux de taxe ; le client, un numéro de facture et le numéro fiscal ne sont pas requis. Les factures de petit montant sont définitivement exemptées de l’obligation d’e-facture et peuvent toujours être émises sur papier ou sous une autre forme électronique, comme un PDF. En allemand.
Réclamation à une banque ou une caisse d’épargne (Allemagne)
Réclamation écrite à votre banque ou caisse d’épargne (Sparkasse) allemande – virement erroné, paiement par carte, frais, compte bloqué, crédit ou placement. Elle expose les faits et le remède souhaité, et fixe le délai de réponse : 15 jours ouvrables pour les services de paiement, 35 à titre exceptionnel (§ 62 de la loi allemande sur la surveillance des services de paiement, ZAG). La réclamation préalable à la banque est aussi la condition des dispositifs de conciliation bancaires – l’ombudsman des banques privées, l’organe des Sparkassen, le BVR des banques coopératives ou l’organe de la Bundesbank (§ 14 VSBG). En allemand.
Convention de vie commune pour couple non marié (Allemagne)
Une convention pour un couple non marié vivant ensemble en Allemagne : qui possède ou loue le logement et qui part après une séparation, partage des charges du ménage, liste de qui possède quoi, partage des achats et dettes communs en cas de rupture, et renvois vers un mandat de santé et des testaments séparés. Le droit allemand ne prévoit aucun régime des biens pour les couples non mariés. Pas de notaire nécessaire : la convention exclut volontairement les immeubles et les promesses de donation (§§ 311b et 518 du Code civil allemand, BGB). En allemand.
Demande de réduction des acomptes d’impôt sur le revenu (Allemagne)
Votre demande au centre des impôts allemand (Finanzamt) d’adapter les acomptes trimestriels d’impôt sur le revenu à un revenu plus faible selon le § 37, al. 3 de la loi allemande sur l’impôt sur le revenu (EStG), après une baisse des commandes, une hausse des frais, un congé parental, une maladie ou la fin d’une activité. La lettre indique l’année, l’acompte actuel et celui demandé ainsi que le revenu attendu, explique le changement, couvre la contribution de solidarité et l’impôt d’Église, et demande le remboursement des trop-perçus. Pour indépendants, professions libérales et bailleurs. En allemand.
Réclamation à l’assureur responsabilité civile de l’autre conducteur (Allemagne)
La première réclamation après un accident de la route causé par un tiers, envoyée directement à son assureur allemand de responsabilité civile automobile : date, heure et lieu, immatriculation de l’autre véhicule, votre véhicule, déroulement, dommages, police et témoins, montant chiffré à ce stade et votre IBAN, avec une demande de confirmation de la responsabilité de principe. Selon le § 115 de la loi allemande sur le contrat d’assurance (VVG), vous avez une action directe contre l’assureur, et devez l’aviser en forme textuelle dans les deux semaines (§ 119 VVG) : lettre ou e-mail suffit. En allemand.
Procuration générale pour les affaires financières (Allemagne)
Le ministère fédéral allemand de la Justice ne publie de modèle gratuit que pour le mandat de protection future, qui couvre aussi la santé et le lieu de vie ; cette procuration générale (Generalvollmacht) est rédigée par nos soins pour vos seuls biens. Elle prend effet à la signature, sans condition : votre mandataire vous représente auprès des banques, cocontractants, administrations et tribunaux dans toutes les affaires financières, et elle subsiste si vous perdez ensuite votre capacité. Vous choisissez si elle survit à votre décès et si la contraction avec soi-même (§ 181 du Code civil allemand, BGB) et la substitution sont permises. En allemand, à signer à la main.
Réponse à un questionnaire d’audition ou de témoin après une infraction routière (Allemagne)
La réponse à l’autorité allemande des amendes sur un questionnaire d’audition (Anhörungsbogen), reçu parce qu’une infraction routière vous est reprochée, ou un questionnaire de témoin (Zeugenfragebogen), reçu parce que le véhicule est immatriculé à votre nom. Elle donne les données personnelles exigées par la loi et, sur les faits, votre choix : aucune déclaration, une déclaration après consultation du dossier, l’affirmation que vous ne conduisiez pas, ou le droit des témoins de refuser de témoigner ou de répondre (§§ 52 et 55 du Code de procédure pénale allemand, StPO). Nul n’est tenu de s’incriminer ou d’incriminer un proche, et la lettre ne nomme aucun conducteur. En allemand.
Réclamation contre un avis d’imposition (Allemagne)
Votre réclamation (Einspruch) contre un avis du centre des impôts allemand (impôt sur le revenu, TVA ou fixation de la valeur foncière, par exemple) ou contre une décision d’allocations familiales de la Familienkasse. Le délai est d’un mois à compter de la notification et, depuis 2025, un avis posté n’est réputé notifié que le quatrième jour après son envoi (§§ 355 et 122 du Code fiscal allemand, AO). La lettre identifie l’avis, dit ce qui doit changer, expose ou annonce les motifs et peut demander la suspension du paiement, la réclamation seule ne l’arrêtant pas. En allemand.
Procès-verbal de remise d’un véhicule vendu entre particuliers (Allemagne)
Un procès-verbal de remise pour une voiture vendue entre particuliers en Allemagne, complément du contrat de vente. Il consigne la date et l’heure de la remise, le kilométrage, le niveau de carburant ou de charge, les dommages visibles, les clés et papiers remis (certificat d’immatriculation parties I et II, rapport de contrôle technique) et le prix payé. Il compte, car taxe, assurance et immatriculation restent au nom du vendeur jusqu’à ce que l’avis de vente parvienne au service d’immatriculation. En allemand, à imprimer et signer par le vendeur et l’acheteur.
Mandat de protection future : santé, soins et biens (Allemagne)
Le ministère fédéral allemand de la Justice publie un modèle gratuit de Vorsorgevollmacht ; ce document est notre propre rédaction. Vous autorisez une personne de confiance à agir pour vous (santé et soins, lieu de vie, administrations, toutes affaires financières) dès que vous ne pouvez plus le faire vous-même. Il nomme expressément les décisions médicales, la privation de liberté et les mesures de contrainte, comme l’exige le § 1820, al. 2 du Code civil allemand (BGB), et vaut sans condition envers les tiers. En allemand, à imprimer et signer à la main.
Déclaration de sinistre à votre propre assureur auto (Allemagne)
Déclarer un sinistre à votre propre assureur automobile allemand : à la garantie responsabilité civile si un tiers peut vous réclamer quelque chose, ou à la garantie partielle ou tous risques (Teilkasko, Vollkasko) pour les dommages à votre véhicule. Avec le numéro de police et l’immatriculation, date, heure et lieu, le conducteur, les autres personnes impliquées, le déroulement, les dommages, la police et les témoins, et la question de savoir si l’assureur veut examiner le véhicule avant réparation. Les conditions types (AKB) prévoient une déclaration sous une semaine ; celles de votre contrat priment. En allemand.
Lettre de demande de restitution du dépôt de garantie (Allemagne)
La lettre qu’un locataire en Allemagne envoie après son départ pour récupérer le dépôt de garantie. Elle indique la fin de la location, la remise du logement et le dépôt, exige le remboursement avec intérêts selon le § 551, al. 3, du Code civil allemand (BGB) – ou la mainlevée du compte nanti ou de la garantie – dans un délai, demande un décompte détaillé avec justificatifs, et limite toute retenue à une part équitable pour le décompte de charges en attente. Le droit allemand ne fixe pas de date de remboursement : la lettre n’en promet aucune. En allemand, à imprimer, signer et envoyer.
Bail d’habitation à durée indéterminée, avec renonciation au congé facultative (Allemagne)
Le bail allemand habituel d’un logement à durée indéterminée, et le bon choix pour une durée minimale fixe : la renonciation réciproque facultative au congé ordinaire lie les parties jusqu’à quatre ans, dans la mesure admise par la Cour fédérale de justice (BGH), sans le motif requis pour un bail à durée déterminée (§ 575 du Code civil allemand, BGB). Sinon, le locataire résilie avec trois mois de préavis, le bailleur seulement pour un motif légal. Avec dépôt de garantie selon le § 551 BGB, charges selon la BetrKV, loyer progressif ou indexé, information sur l’encadrement des loyers et clauses de rafraîchissement valables en justice. En allemand, à imprimer et signer.
Sous-location d’une chambre en colocation (Allemagne)
Le contrat par lequel le locataire principal d’un logement en Allemagne sous-loue une chambre de la colocation (WG) : la chambre et l’usage commun de la cuisine et de la salle de bains, loyer avec forfait de charges, dépôt de garantie selon le § 551 du Code civil allemand (BGB), règlement intérieur et congé. Il consigne l’autorisation de sous-louer du bailleur (§ 540 BGB) et fixe le préavis selon que la chambre est meublée et que le locataire principal habite le logement – un congé donné au plus tard le 15 prend alors effet à la fin du mois. À durée indéterminée ou avec date de fin, pour un semestre par exemple. En allemand, à imprimer et signer.
Attestation du logeur d’emménagement ou de déménagement (Allemagne)
L’attestation écrite dont la personne qui emménage a besoin pour déclarer son adresse en Allemagne. Selon le § 19 de la loi fédérale sur la déclaration de domicile (BMG), le logeur (Wohnungsgeber) – le bailleur, un locataire principal qui sous-loue ou le gestionnaire agissant pour eux – doit la remettre dans les deux semaines prévues pour la déclaration. Elle contient ce qu’exige la loi : nom et adresse du logeur, nom du propriétaire s’il s’agit d’une autre personne, emménagement ou départ avec la date, adresse du logement et noms de toutes les personnes à déclarer. En allemand, prête à imprimer, signer et remettre.
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