Procès-verbal : modèles et formulaires
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Procès-verbal de remise du véhicule à l’acheteur (Chypre)
Le document qui fixe le moment exact où l’acheteur a pris le véhicule : date et heure, kilométrage, carburant, clés, documents, accessoires et état. À Chypre, le transfert au département des transports routiers, avec le formulaire TOM 9Γ, peut intervenir des jours après la remise, et d’ici là le vendeur reste le propriétaire immatriculé, à qui sont envoyées les amendes des radars. Le procès-verbal prouve qui avait le véhicule et depuis quand l’acheteur en répond, et note l’assurance de l’acheteur et le délai de transfert.
Déclaration patrimoniale des époux (Chypre)
Une déclaration commune dans laquelle deux époux ou partenaires civils à Chypre consignent ce qui appartient à chacun, quand et comment cela a été acquis – avant le mariage, par donation, par héritage –, ce qui est commun et qui a contribué à quoi. Selon la loi 232/1991, si le mariage prend fin, l’époux qui a contribué à l’accroissement du patrimoine de l’autre peut en réclamer une part, la contribution étant présumée d’un tiers sauf preuve contraire. Une déclaration signée à froid prouve justement cela. Elle ne renonce à aucun droit et ne transfère aucun bien.
Décision des associés d’une IKE transférant le siège dans une autre commune (Grèce)
Le procès-verbal par lequel les associés d’une société privée grecque (IKE) transfèrent son siège dans une autre commune et modifient l’article des statuts qui le désigne : nouvelle commune et adresse, droit d’occuper les locaux, nouvelle rédaction de l’article, vote et mandat de dépôt au GEMI, le registre grec des entreprises. La modification exige les 2/3 de toutes les parts et se décide en assemblée convoquée 8 jours à l’avance, ou sans assemblée seulement si tous les associés signent. Une nouvelle adresse dans la même commune n’exige aucune modification, sauf si les statuts indiquent rue et numéro.
Procès-verbal de remise d’un véhicule – protokół zdawczo-odbiorczy samochodu (Pologne)
Le procès-verbal de remise d’une voiture à un acheteur, un locataire ou un autre utilisateur en Pologne, joint au contrat de vente ou de location : date et heure de la remise, parties, marque, immatriculation et VIN, kilométrage et niveau de carburant, nombre de clés, documents et équipements remis, dégâts visibles. L’heure de remise détermine qui répond des amendes, frais et dommages, et la description de l’état prévient les litiges sur les défauts.
Procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires (Bulgarie)
Les décisions d’une assemblée générale ne se prouvent que par le procès-verbal, et un procès-verbal sans quorum, sans ordre du jour annoncé ou sans votes consignés est annulé avec succès. Chacun de ces éléments fait donc ici l’objet d’un champ distinct. La loi bulgare sur la gestion de la copropriété fixe des exigences tant pour la convocation de l’assemblée que pour le contenu du procès-verbal – vérifiez-les avant l’assemblée, car on ne peut plus y remédier après.
Procès-verbal de remise d’une voiture vendue (Autriche)
Le procès-verbal que vendeur et acheteur remplissent ensemble à la remise d’une voiture vendue en Autriche : date et heure exacte, kilométrage, niveau de carburant ou de charge, dommages visibles, aptitude à circuler, papiers remis (Typenschein ou extrait de données, Zulassungsschein, dernier rapport de contrôle selon le § 57a KFG, le Pickerl) et clés, et si la voiture est remise désimmatriculée ou encore immatriculée. L’heure compte : jusqu’à la désimmatriculation, le vendeur reste le détenteur inscrit et reçoit chaque demande d’identification du conducteur. Accompagne le contrat de vente. En allemand, à imprimer et signer par les deux.
État des lieux de sortie d’un appartement (Autriche)
Le procès-verbal de restitution d’un appartement loué en Autriche à la fin du bail, rempli et signé ensemble : date de restitution, relevés des compteurs pour les décomptes finaux, clés rendues, état de chaque pièce, dommages relevés par le bailleur à côté de l’avis du locataire, accords éventuels, dépôt de garantie et compte pour son remboursement. La date fait courir les délais du Code civil autrichien : un an pour les demandes du bailleur pour dommages (§ 1111 ABGB), six mois pour les dépenses du locataire (§ 1097 ABGB). En allemand.
Décision des associés approuvant les comptes annuels et l’affectation du résultat d’une GmbH (Allemagne)
Une décision ou un procès-verbal de l’assemblée des associés d’une GmbH ou UG (haftungsbeschränkt) allemande approuvant les comptes annuels, décidant de l’affectation du résultat (distribution, report, réserves, avec la réserve légale d’une UG) et du quitus des gérants, avec le vote sur chaque point. Pour une assemblée, une réunion vidéo, une décision en forme textuelle sans réunion et un associé unique. Les réponses ci-dessous expliquent le délai de huit ou onze mois (§ 42a, al. 2 de la loi allemande sur les SARL, GmbHG) et la publication. En allemand.
Procès-verbal de remise d’un véhicule vendu entre particuliers (Allemagne)
Un procès-verbal de remise pour une voiture vendue entre particuliers en Allemagne, complément du contrat de vente. Il consigne la date et l’heure de la remise, le kilométrage, le niveau de carburant ou de charge, les dommages visibles, les clés et papiers remis (certificat d’immatriculation parties I et II, rapport de contrôle technique) et le prix payé. Il compte, car taxe, assurance et immatriculation restent au nom du vendeur jusqu’à ce que l’avis de vente parvienne au service d’immatriculation. En allemand, à imprimer et signer par le vendeur et l’acheteur.
Bon de dépôt d’un objet en réparation (Grèce)
Le bon que client et réparateur signent en Grèce lorsqu’un téléphone, un ordinateur, un vélo ou un appareil est laissé en réparation : l’objet et son numéro de série, les accessoires, la panne signalée, l’état apparent, le coût et le délai estimés. Une réparation est un contrat d’entreprise au sens du Code civil grec (art. 681) : le réparateur doit le résultat, et le bon dit quel est ce résultat et que tout travail au-delà du devis exige l’accord du client. À la fin, il prévoit la restitution après réparation.
Reconnaissance de dette (Grèce)
La déclaration écrite par laquelle un débiteur en Grèce reconnaît devoir à un créancier une somme déterminée : à quel titre, pour quand et comment elle sera payée. Le Code civil grec exige l’écrit (art. 873), et la reconnaissance interrompt la prescription (art. 260). Avec une somme déterminée, une échéance fixe et les deux signatures, c’est l’acte sous seing privé qui fonde une injonction de payer. Elle indique aussi qui paie le droit numérique de 3,6 % lorsqu’il est dû : le débiteur.
Reconnaissance de dette – uznanie długu (Pologne)
La reconnaissance écrite d’une dette par le débiteur en droit polonais : créancier, cause et montant de la dette à une date donnée, en lettres, et engagement de payer à une date ou selon un échéancier sur un compte indiqué. La reconnaissance interrompt la prescription, qui recommence à courir (art. 123 et 124 du Code civil polonais), et prouve fortement l’existence de la dette ; c’est pourquoi les créanciers la demandent souvent avant d’accepter un étalement.
État des lieux de sortie d’un appartement (Pologne)
Le document établi lorsqu’un appartement loué en Pologne est restitué à la fin du bail : état de l’appartement et des équipements comparé à l’état des lieux d’entrée, relevés des compteurs, clés rendues, dégâts constatés et décompte du dépôt de garantie – combien est déduit, pour quoi, et sur quel compte le reste est reversé. Le régler sur place est le moyen le plus simple d’éviter un procès sur le dépôt.
Reconnaissance de dette (France)
Pour la personne qui doit de l’argent à un particulier ou à une entreprise en France et veut le reconnaître par écrit : prêt reçu, avance, facture impayée. Le document indique l’origine de la dette et les modalités de remboursement, et laisse un espace où le débiteur écrit lui-même la somme en toutes lettres et en chiffres, comme l’exige l’article 1376 du code civil. Il est signé par le débiteur seul, puis remis au créancier, qui garde l’original.
Reconnaissance de dette (Autriche)
Une reconnaissance de dette de droit autrichien : le débiteur confirme devoir au créancier une somme déterminée, avec sa cause, le paiement en une fois ou par mensualités, le compte et l’exigibilité anticipée en cas de retard. Vous choisissez si elle est constitutive (elle lève un doute ; la somme est due quelle que soit sa cause) ou déclarative (elle renverse la charge de la preuve). Les deux interrompent la prescription (§ 1497 du Code civil autrichien, ABGB). L’ABGB n’impose aucune forme ; les deux signent pour la preuve. Entre époux ou partenaires enregistrés, elle n’est valable que sous forme d’acte notarié (§ 1 Abs 1 lit b NotAktsG). En allemand.
Décision des associés nommant ou révoquant un gérant de GmbH (Autriche)
La décision des associés d’une GmbH ou FlexCo autrichienne qui nomme, révoque ou remplace un gérant (Geschäftsführer), prise en assemblée générale ou par décision écrite circulaire signée par chaque associé (§ 34 de la loi autrichienne sur les SARL, GmbHG), avec l’acceptation du nouveau gérant. Pour le registre du commerce autrichien (Firmenbuch), les signatures sont légalisées par un tribunal de district ou un notaire (§ 17 GmbHG) : signez sur place, pas chez vous ; un espace est prévu pour la mention de légalisation. En allemand.
Procès-verbal ou décision circulaire : comptes annuels d’une GmbH (Autriche)
Procès-verbal de l’assemblée générale d’une GmbH ou FlexCo autrichienne, ou décision circulaire signée par chaque associé, qui approuve les comptes annuels, statue sur le bénéfice au bilan et donne quitus aux gérants, avec le résultat du vote pour chaque point. Les décisions sont dues dans les huit premiers mois de l’exercice (§ 35 Abs 1 Z 1 de la loi autrichienne sur les SARL, GmbHG) ; un vote en forme textuelle n’existe que dans une FlexCo dont les statuts le prévoient. Avec une note sur le dépôt au registre du commerce (Firmenbuch) dans les neuf mois. En allemand.
Inventaire des biens apportés au mariage par les époux (Autriche)
Un document dans lequel des époux en Autriche consignent ce que chacun a apporté au mariage, hérité ou reçu d’un tiers – précisément ce qui n’est pas partagé au divorce (§ 82 Abs 1 EheG, loi autrichienne sur le mariage). Avec un accord anticipé facultatif sur les autres biens d’usage du couple, qui exige seulement la forme écrite (§ 97 Abs 1 EheG). Le logement conjugal, l’épargne et les contrats de mariage exigent un acte notarié et ne sont pas inclus. En raison du § 4 Abs 2 Z 1 SVG, le document est imprimé et signé à la main par les deux époux. En allemand.
Attestation du logeur d’emménagement ou de déménagement (Allemagne)
L’attestation écrite dont la personne qui emménage a besoin pour déclarer son adresse en Allemagne. Selon le § 19 de la loi fédérale sur la déclaration de domicile (BMG), le logeur (Wohnungsgeber) – le bailleur, un locataire principal qui sous-loue ou le gestionnaire agissant pour eux – doit la remettre dans les deux semaines prévues pour la déclaration. Elle contient ce qu’exige la loi : nom et adresse du logeur, nom du propriétaire s’il s’agit d’une autre personne, emménagement ou départ avec la date, adresse du logement et noms de toutes les personnes à déclarer. En allemand, prête à imprimer, signer et remettre.
Décision des associés nommant ou révoquant un gérant de GmbH (Allemagne)
Une décision des associés d’une GmbH ou UG (haftungsbeschränkt) allemande nommant, révoquant ou remplaçant un gérant (Geschäftsführer), avec l’acceptation du nouveau gérant. Pour une assemblée, une réunion par vidéo ou téléphone, une décision en forme textuelle sans réunion (§ 48, al. 2 de la loi allemande sur les SARL, GmbHG, depuis 2025) et un associé unique. La décision n’exige pas de notaire ; un notaire déclare ensuite le changement au registre du commerce, et les réponses ci-dessous expliquent ce qu’il faut. En allemand.
État des lieux d’entrée avec inventaire et liste des clés (Allemagne)
Le procès-verbal que signent bailleur et locataire en Allemagne lors de la remise d’un logement loué à l’entrée : relevés des compteurs d’électricité, de gaz, d’eau et de chauffage, chaque clé remise, l’état de chaque pièce et un inventaire de ce qui est loué avec le logement. Les défauts déjà présents ne sont acceptés que sous réserve des droits du locataire – selon le § 536b du Code civil allemand (BGB), un locataire qui prend un logement en connaissant un défaut perd sinon la réduction de loyer et les dommages-intérêts à ce titre. En allemand, à imprimer, remplir ensemble et signer à deux.
Reconnaissance de dette et engagement de remboursement (Chypre)
Une déclaration écrite par laquelle un débiteur à Chypre reconnaît devoir à un créancier une somme déterminée, et à quel titre, et s’engage à la rembourser selon un échéancier avec une date finale. Le créancier l’accepte en signant et n’engage aucune action en justice tant que l’échéancier est respecté ; si deux échéances sont impayées, tout le solde devient aussitôt exigible. Une action contractuelle se prescrit par six ans, et la reconnaissance écrite du débiteur interrompt la prescription, qui recommence à courir. Aucun droit de timbre n’est dû.
Décision des associés d’une IKE de dissoudre et liquider la société (Grèce)
Le procès-verbal par lequel les associés d’une société privée grecque (IKE) la dissolvent, la mettent en liquidation et nomment un liquidateur : identité du liquidateur avec nom du père et AFM, rémunération, missions du bilan d’ouverture à la répartition, signature d’acceptation et mandat de dépôt au GEMI. La dissolution exige les 2/3 de toutes les parts, en assemblée convoquée 8 jours à l’avance ou par procès-verbal signé de tous les associés, et prend effet à sa publication au GEMI. La liquidation se clôt par une seconde décision, qui approuve le bilan de clôture.
Décision d’approbation des comptes annuels d’une SRL (Roumanie)
La décision annuelle de l’associé unique ou de l’assemblée générale d’une SRL roumaine : elle approuve les états financiers de l’exercice, avec le total du bilan et le résultat net, affecte le bénéfice – dividendes compris – ou couvre la perte, et donne quitus à l’administrateur. Les comptes sont déposés auprès de l’ANAF dans les 150 jours suivant la clôture de l’exercice.
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