Écosse : modèles et formulaires

Pour un entrepreneur individuel, une société de personnes ou une société à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui facture un client. La facture comporte un numéro unique, la date, les deux parties, les biens ou services, le total et les coordonnées de paiement ; une entreprise immatriculée à la TVA ajoute son numéro de TVA, la date de la livraison, le taux et la TVA, comme l’exige le règlement 14 des Value Added Tax Regulations 1995. Une société indique sa dénomination enregistrée, et un entrepreneur individuel sous nom commercial aussi son propre nom et une adresse. Un PDF envoyé par e-mail convient.

Pour le propriétaire, le locataire ou le bailleur à qui l’on demande de confirmer par écrit qu’une personne – partenaire, enfant majeur, proche ou locataire d’une chambre – habite à l’adresse, souvent pour un compte bancaire, un forfait téléphonique, une école ou l’inscription chez un médecin. Le Royaume-Uni n’a pas de certificat de résidence : les organismes demandent des factures ou des relevés, et certains acceptent une lettre comme celle-ci ; demandez-leur d’abord ce qu’ils acceptent. La lettre indique depuis quand la personne y habite et vos coordonnées.

Pour le membre qui veut mettre fin à un abonnement de salle de sport, de club ou à un abonnement payant. La lettre met fin au contrat sur la base que vous choisissez — son propre préavis, la fin de la durée minimale ou le droit d’annulation de 14 jours d’un contrat conclu en ligne ou par téléphone — et demande au prestataire de ne rien prélever après la dernière échéance due. Les règles sur les abonnements du Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 ne sont pas encore en vigueur. Envoyez-la par le moyen prévu au contrat, ou par e-mail et courrier first class.

Pour l’allocataire en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse qui conteste une décision de la DWP sur l’Universal Credit, l’ESA, la JSA, une autre prestation de la DWP ou, en Angleterre et au pays de Galles, la PIP. Demande en anglais de réexamen, dans le mois (ou jusqu’à 13 mois avec des motifs) : elle dit pourquoi elle est erronée, liste les nouvelles preuves, demande les pièces de la DWP et l’avis de réexamen obligatoire. Le journal et le formulaire de la DWP sont gratuits. Envoi en première classe. Pas pour les prestations de Social Security Scotland, comme l’Adult Disability Payment, qui passent par une redetermination. Vendue vierge, car elle peut contenir des données de santé.

Pour le passager dont le vol est arrivé avec trois heures de retard ou plus, a été annulé au dernier moment, ou qui s’est vu refuser l’embarquement, sur un vol couvert par UK261 (règlement (CE) n° 261/2004 tel qu’il fait partie du droit britannique) : tout vol au départ d’un aéroport britannique, et les vols vers le Royaume-Uni d’une compagnie britannique ou, depuis un pays hors de l’UE, d’une compagnie de l’UE. La lettre réclame l’indemnité forfaitaire en livres — £220, £350 ou £520 par passager selon la distance — à la compagnie qui a opéré le vol, sauf circonstances extraordinaires. Envoyez-la par e-mail ou via le formulaire de la compagnie, et par courrier first class.

Pour le patient, partout au Royaume-Uni, qui veut une copie de son dossier médical auprès d’un cabinet de médecine générale, d’un hôpital, d’un dentiste ou d’une clinique privée. Demande d’accès en anglais, fondée sur l’article 15 du UK GDPR : elle réclame les documents que vous choisissez et les informations sur leur utilisation, et rappelle le délai d’un mois et la gratuité de la copie. Envoi par e-mail, avec une preuve d’identité. En Angleterre, l’application NHS App montre déjà à beaucoup de patients leur dossier chez le généraliste. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle contient des données de santé.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui consignent une réunion du conseil : présents, quorum, déclarations d’intérêts et chaque décision prise, par exemple un mandat bancaire, un contrat, un acompte sur dividende ou de nouveaux locaux. Toute société doit conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs au moins dix ans (section 248 du Companies Act 2006), et le président les signe comme fidèles. Rien n’est déposé à Companies House.

Pour le client particulier amené par ruse à virer de l’argent à un escroc — faux placement, achat inexistant, appel d’une prétendue banque ou police. Selon les règles de remboursement des escroqueries au virement autorisé (APP), votre banque doit en principe rembourser les paiements Faster Payments ou CHAPS faits depuis le 7 octobre 2024, jusqu’à £85 000, si vous réclamez dans les 13 mois du dernier paiement. La lettre formule la demande par écrit et exige une décision ; en cas de refus, le Financial Ombudsman Service est gratuit.

Pour le client qui a un problème avec son opérateur mobile, fixe ou internet, ou avec un service de télévision du même forfait : connexion lente ou coupée, factures erronées, hausse de prix ou modification du contrat non annoncée, difficultés lors d’un déménagement. La lettre est la réclamation formelle que l’opérateur doit traiter ; si elle n’est pas réglée en six semaines, ou si vous recevez une lettre d’impasse, vous pouvez saisir gratuitement son organisme de règlement des litiges, le Communications Ombudsman ou CISAS. Envoyez-la par e-mail ou par courrier first class.

Pour le consommateur qui a payé par carte de crédit tout ou partie du prix d’un bien ou d’un service de plus de £100 et jusqu’à £30 000, lorsque le vendeur a manqué au contrat ou mal décrit ce qu’il vendait — bien défectueux, rien livré, entreprise en faillite. Selon la section 75 du Consumer Credit Act 1974, l’émetteur de la carte répond au même titre que le vendeur. La lettre présente la demande ; s’il la rejette ou ne répond pas sous huit semaines, vous pouvez saisir gratuitement le Financial Ombudsman Service.

Pour l’exécuteur testamentaire ou l’administrateur de la succession d’une personne décédée, ou pour qui peut avoir une prétention née du décès, en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse. Demande en anglais fondée sur la section 3(1)(f) de l’Access to Health Records Act 1990, adressée au généraliste, à l’hôpital ou à l’autorité sanitaire : elle désigne le patient, la qualité en laquelle vous agissez, les documents voulus et les délais légaux de 21 et 40 jours. Joignez l’acte de décès et vos justificatifs. Envoi en courrier première classe. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle porte sur des données de santé.

Pour un administrateur (director) d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui se retire. La lettre présente la démission à une date donnée, demande à la société de prévenir Companies House dans les 14 jours sur le formulaire TM01 et de mettre à jour ses documents, et précise que la démission d’administrateur ne met pas fin à elle seule à un emploi ou à une participation. Selon les statuts types, la démission prend effet comme elle le prévoit dès sa réception par la société. Une société doit garder au moins un administrateur personne physique : un administrateur unique prévoit d’abord un remplaçant.

Pour le conseil d’une société privée à responsabilité limitée au Royaume-Uni qui nomme un nouvel administrateur (director). La décision écrite des administrateurs consigne la nomination, sa date d’effet et la personne chargée de la déclarer à Companies House, et le nouvel administrateur signe son consentement à exercer la fonction. Depuis le 18 novembre 2025, il doit d’abord faire vérifier son identité par Companies House et transmettre son code personnel à la société, qui déclare la nomination sur le formulaire AP01, en ligne, dans les 14 jours. La décision est conservée dans les registres.

Pour un ancien détenteur au Royaume-Uni qui a vendu ou cédé un véhicule mais figure encore au registre de la DVLA et reçoit des rappels, une pénalité pour taxe impayée ou des amendes. Si vous avez encore le certificat d’immatriculation (V5C), prévenez d’abord la DVLA par le service en ligne gratuit de GOV.UK, qui met le registre à jour aussitôt. La lettre sert à ce qu’il ne règle pas : elle indique la date et l’heure de la vente et le nouveau détenteur, la manière dont la DVLA a été prévenue, et lui demande de corriger son registre et d’arrêter les poursuites pour la période postérieure à la vente. Envoyée en first class à l’adresse figurant sur le courrier de la DVLA.

Pour toute personne en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse ayant une retraite professionnelle ou privée qui veut en connaître la valeur, ou qui a perdu le contact avec le régime après un déménagement ou un changement d’emploi. Lettre en anglais à l’administrateur ou au prestataire qui demande un relevé de vos droits au titre de la réglementation de 2013 sur l’information – la valeur acquise, la valeur de transfert et la date à partir de laquelle vous pouvez la percevoir – et met à jour votre adresse. Envoi en courrier première classe. Les coordonnées d’un régime perdu se trouvent gratuitement avec le Pension Tracing Service sur GOV.UK.

Pour l’assuré dont l’assureur a refusé, sous-évalué ou retardé une indemnisation, vendu un contrat inadapté ou ajouté des frais injustes — assurance auto, habitation, voyage, animaux ou autre. La lettre est la réclamation formelle à laquelle les règles de la FCA obligent l’assureur à répondre sous huit semaines ; après sa réponse définitive, ou passé huit semaines, vous pouvez saisir gratuitement le Financial Ombudsman Service dans les six mois. Envoyez-la au service réclamations par e-mail ou courrier first class.

Pour l’emprunteur ou le client qui ne peut plus suivre un prêt, une carte de crédit, un découvert ou une facture après un changement comme une perte d’emploi, une maladie ou une baisse de revenus. La lettre explique ce qui a changé, propose un montant mensuel supportable et demande au créancier de l’accepter, de geler intérêts et frais et de confirmer par écrit. Les règles de la FCA imposent aux prêteurs de traiter avec indulgence les clients en difficulté. Des conseils gratuits sont aussi proposés par MoneyHelper, StepChange et Citizens Advice dans tout le Royaume-Uni, National Debtline en Grande-Bretagne, Advice Direct Scotland et Advice NI. Envoyez-la par e-mail et courrier first class.

Pour l’emprunteur titulaire d’un prêt, d’une carte de crédit, d’une carte de magasin ou d’un compte catalogue régi par le Consumer Credit Act 1974 qui veut une copie du contrat et un relevé de compte. Selon la section 77 (crédit à montant fixe, comme un prêt) ou la section 78 (crédit renouvelable, comme une carte de crédit), le créancier doit les envoyer dans les 12 jours ouvrables d’une demande écrite accompagnée de £1 ; tant qu’il ne le fait pas, il ne peut pas faire exécuter le contrat. Envoyez-la avec les frais, en first class avec certificat de dépôt.

Pour le salarié, partout au Royaume-Uni, qui est malade et veut prévenir l’employeur par écrit. Lettre en anglais, selon le droit britannique : elle indique le jour où l’absence a commencé et la date de retour prévue, précise que vous certifiez vous-même les sept premiers jours et que vous enverrez un certificat médical (fit note) si l’absence se prolonge, et demande l’indemnité légale (statutory sick pay) ou contractuelle, due depuis le 6 avril 2026 dès le premier jour. Elle ne décrit aucune maladie. Envoi par e-mail ou remise en main propre. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle contient des données de santé.

Pour qui veut des informations détenues par un council, un ministère, un organisme du NHS ou du HSC, la police, une école ou une autre autorité publique en Angleterre, au pays de Galles ou en Irlande du Nord, ou par un organisme national, y compris ses services en Écosse : une demande au titre du Freedom of Information Act 2000, couvrant aussi l’information environnementale, avec réponse sous 20 jours ouvrables. Beaucoup d’autorités ont un formulaire en ligne ou une adresse e-mail FOI gratuits. Une autorité publique écossaise – gouvernement, council, NHS Scotland ou école en Écosse – répond plutôt au titre du Freedom of Information (Scotland) Act 2002 : utilisez la demande écossaise.

Pour l’assuré, partout au Royaume-Uni, dont l’assurance santé privée doit payer des soins. Une seule lettre en anglais pour deux moments : la demande de prise en charge de soins reçus ou nécessaires, ou la contestation d’un refus ou d’une réduction. Elle décrit les soins, le montant et vos raisons, rappelle l’obligation de l’assureur de payer dans un délai raisonnable et devient une réclamation formelle, avec le délai de huit semaines et le recours gratuit au Financial Ombudsman Service. Envoi par e-mail. Vendue vierge, à compléter à la main, car elle contient des données de santé.

Pour le client particulier en Angleterre, au pays de Galles ou en Écosse qui a un problème avec son fournisseur de gaz ou d’électricité : facture erronée ou estimée, facture de rattrapage pour une énergie consommée il y a plus de 12 mois, compteur défectueux ou mauvais service. La lettre est la réclamation formelle que le fournisseur doit traiter ; si elle n’est pas réglée en huit semaines, ou si vous recevez une lettre d’impasse (deadlock letter), vous pouvez saisir gratuitement l’Energy Ombudsman. Envoyez-la par e-mail ou par courrier first class et notez la date.

Pour les administrateurs d’une société privée à responsabilité limitée solvable au Royaume-Uni qui a cessé son activité et doit être fermée. La décision écrite constate que la société remplit les conditions du Companies Act 2006 pour la radiation volontaire et autorise la demande sur le formulaire DS01 (13 £ en ligne) ainsi que les copies à adresser dans les sept jours aux associés, salariés, créanciers, administrateurs non signataires et gestionnaires de fonds de pension. Une société qui ne peut pas payer ses dettes est fermée par un professionnel de l’insolvabilité.

Pour toute personne au Royaume-Uni qui veut une copie des données personnelles qu’un organisme détient sur elle : employeur ou ancien employeur, banque, council, bailleur, opérateur téléphonique ou société de parking. Demande en anglais fondée sur l’article 15 du UK GDPR : elle réclame toutes vos données, ou les parties que vous indiquez, et les informations sur leur utilisation, et rappelle que l’organisme a un mois et ne peut rien facturer. Envoi par e-mail au délégué à la protection des données. L’ICO publie aussi un modèle gratuit.