Unternehmen: Vorlagen und Formulare
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Beschluss der Gesellschafter einer IKE über die Genehmigung der Schlussbilanz der Liquidation (Griechenland)
Das Protokoll, mit dem die Gesellschafter einer griechischen Privaten Kapitalgesellschaft (IKE) in Liquidation die Schlussbilanz und die Arbeit des Liquidators genehmigen, über die Verteilung des Restvermögens entscheiden, den Liquidator entlasten, bestimmen, wer die Bücher aufbewahrt, und die Löschung der Gesellschaft beantragen. Ohne diese Genehmigung wird die IKE nicht aus dem GEMI, dem griechischen Handelsregister, gelöscht. Der Beschluss wird in einer mit 8 Tagen Frist einberufenen Versammlung gefasst oder in einem von allen Gesellschaftern unterschriebenen Protokoll.
Beschluss über die gleichzeitige Auflösung und Liquidation einer SRL (Rumänien)
Der Beschluss des Alleingesellschafters oder der Gesellschafterversammlung, mit dem eine ruhende rumänische SRL in einem Akt aufgelöst und abgewickelt wird, ohne Liquidator (Art. 235 des Gesetzes Nr. 31/1990): Vermögen und Schulden, die Erklärung, dass die Schulden bezahlt sind, die Verteilung des Restvermögens unter den Gesellschaftern, wer die Unterlagen aufbewahrt und wer sich um das Handelsregister kümmert.
Beschluss über die Genehmigung des Jahresabschlusses einer SRL (Rumänien)
Der jährliche Beschluss des Alleingesellschafters oder der Gesellschafterversammlung einer rumänischen SRL: Er genehmigt den Jahresabschluss mit Bilanzsumme und Jahresergebnis, entscheidet über die Verwendung des Gewinns – Dividenden eingeschlossen – oder die Deckung des Verlusts und entlastet den Geschäftsführer. Der Abschluss wird innerhalb von 150 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres bei der rumänischen Steuerverwaltung ANAF eingereicht.
Protokoll der ordentlichen Gesellschafterversammlung mit Beschlüssen (Polen)
Protokoll der ordentlichen Gesellschafterversammlung einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit den drei Beschlüssen, die Art. 231 des polnischen Handelsgesellschaftengesetzbuchs verlangt: Feststellung des Jahresabschlusses und Billigung des Lageberichts, Verwendung des Gewinns oder Deckung des Verlusts und Entlastung der Vorstandsmitglieder. Es hält die Wahl des Versammlungsleiters, die Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung und die Abstimmungen fest. Die Versammlung muss innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres stattfinden.
Dienstleistungsvertrag zwischen Unternehmen – umowa o świadczenie usług (Polen)
Ein Vertrag zwischen polnischen Unternehmen über laufende oder wiederkehrende Dienstleistungen – IT, Marketing, Buchhaltung, Beratung: Umfang und was nicht dazugehört, Laufzeit, Nettovergütung zuzüglich Mehrwertsteuer, Zahlung innerhalb von höchstens 60 Tagen, Rechnungen im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF), berufliche Sorgfalt, Vertraulichkeit, Haftungsobergrenze und Kündigung. Auf ihn sind die Vorschriften über den Auftrag anzuwenden (Art. 750 des polnischen Zivilgesetzbuchs).
Gegenseitige Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen Unternehmen (Zypern)
Die Vereinbarung, mit der sich zwei Unternehmen in Zypern vor einer möglichen Zusammenarbeit verpflichten, die ausgetauschten Informationen vertraulich zu behandeln: der Zweck, was vertraulich ist und was nicht, Nutzung nur für den Zweck, wer Einsicht erhalten darf, wie lange sie gilt, Rückgabe oder Vernichtung und die Folgen eines Verstoßes, einschließlich Schadenersatz und gerichtlicher Unterlassungsanordnung. Das Gesetz 164(I)/2020 schützt als Geschäftsgeheimnis nur Informationen, deren Inhaber angemessene Maßnahmen zur Geheimhaltung getroffen hat, und diese Vereinbarung ist eine davon. Sie enthält kein Wettbewerbsverbot (Art. 27 von Cap. 149).
Zahlungsaufforderung zwischen Unternehmen (Zypern)
Das Schreiben, mit dem ein Unternehmen in Zypern ein anderes zur Zahlung überfälliger Rechnungen auffordert: Grund der Forderung, Rechnungsliste, Hauptforderung, Verzugszinsen, Entschädigung für Beitreibungskosten, Frist und Zahlungskonto. Nach dem Gesetz 123(I)/2012 sind Zinsen zum EZB-Referenzzinssatz plus acht Prozentpunkte und die Pauschale von 40 € ohne jede Mahnung fällig. Zugleich ist es das Anspruchsschreiben, das die zyprische Zivilprozessordnung vor einer Klage auf eine Geldsumme verlangt, mit 14 Tagen für eine schriftliche Antwort. Es wird per Einschreiben geschickt oder gegen Unterschrift übergeben; bleibt es unbeantwortet, folgt eine Klage beim Bezirksgericht.
Außergerichtliche Zahlungsaufforderung zwischen Unternehmen (Griechenland)
Die außergerichtliche Erklärung (exodiki dilosi), mit der ein Unternehmen ein anderes zur Zahlung überfälliger Rechnungen auffordert: Grundlage der Forderung, Rechnungen, Hauptforderung, Verzugszinsen, die 40 € Beitreibungskosten, eine Frist und das Konto für die Zahlung. Ein Gerichtsvollzieher stellt sie zu, und sein Zustellungsbericht beweist Inhalt und Datum. Nach dem griechischen Gesetz 4152/2013 sind die Zinsen (Referenzzinssatz plus 8 Prozentpunkte) und 40 € je Rechnung ohne Mahnung geschuldet, auch wenn kein Zahlungstermin vereinbart wurde; die Erklärung setzt eine letzte Frist und beweist, dass die Forderung geltend gemacht wurde.
Vertrag über freie Dienstleistungen mit einem Selbstständigen (Griechenland)
Der Vertrag eines Unternehmens mit einem Freiberufler in Griechenland: Leistungen, Unabhängigkeit in Zeit, Ort und Mitteln, Vergütung, Rechnungsstellung, Vertraulichkeit, Urheberrecht und Kündigung. Die Unabhängigkeitsklauseln sind entscheidend: Nach dem griechischen Gesetz 2639/1998 wird ein verdecktes Arbeitsverhältnis vermutet, wenn der Freiberufler neun Monate in Folge persönlich, ausschließlich oder überwiegend für denselben Auftraggeber arbeitet. Festgehalten wird, ob er nur einen oder zwei Auftraggeber hat – dann ist er wie ein Arbeitnehmer versichert (Gesetz 4387/2016, Art. 39 Abs. 9) – und ob der Steuerabzug von 20 % auf Rechnungen über 300 € gilt (Art. 64 des Gesetzes 4172/2013).
Gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung zwischen Unternehmen (Griechenland)
Die Vereinbarung, mit der sich zwei Unternehmen vor einer Zusammenarbeit verpflichten, die ausgetauschten Informationen vertraulich zu behandeln: Zweck, was vertraulich ist und was nicht, Nutzung nur für diesen Zweck, wer Einsicht erhalten darf, wie lange die Pflicht gilt, Rückgabe oder Vernichtung und eine Vertragsstrafe. Das griechische Gesetz 4605/2019, das die EU-Richtlinie über Geschäftsgeheimnisse umsetzt, schützt als Geschäftsgeheimnis nur Informationen, deren Inhaber angemessene Maßnahmen zur Geheimhaltung getroffen hat – und diese Vereinbarung ist eine solche Maßnahme.
Vorgerichtliche Zahlungsaufforderung zwischen Unternehmen (Polen)
Die Aufforderung eines Gläubigerunternehmens an einen Geschäftspartner wegen überfälliger Rechnungen: die Hauptforderung, die Liste der Rechnungen, die gesetzlichen Verzugszinsen im Geschäftsverkehr und die Pauschale für Beitreibungskosten – der Gegenwert von 40, 70 oder 100 Euro je Zahlung –, die Frist und das Konto. Sie ist der Versuch einer gütlichen Einigung, nach dem das Gericht bei Klageerhebung fragt (Art. 187 § 1 Nr. 3 der polnischen Zivilprozessordnung).
Geheimhaltungsvereinbarung (Bulgarien)
Unterzeichnet vor Verhandlungen, vor der Beauftragung eines Subunternehmers oder bevor interne Informationen zugänglich gemacht werden. Entscheidend ist nicht das Verbot selbst, sondern die drei Punkte darum herum: was genau als vertraulich gilt, welche Ausnahmen anerkannt werden und wie lange die Pflicht nach dem Ende der Zusammenarbeit fortbesteht. Eine Vereinbarung ohne diese drei Punkte ist schwer durchzusetzen.
Zustimmung zur Tätigkeit als Geschäftsführer und Unterschriftsprobe (Bulgarien)
Das Dokument, mit dem ein Geschäftsführer das Amt annimmt und die Unterschriftsprobe abgibt, die beim bulgarischen Handelsregister hinterlegt wird. Sein ganzer Sinn liegt in der Beglaubigung – die Unterschrift wird vor einem Notar geleistet, nicht zu Hause. Der untere Teil des Blattes bleibt genau dafür frei; füllen Sie ihn nicht aus.
Vertrag über die Übertragung von Urheberrechten (Rumänien)
Der Vertrag, mit dem ein Urheber in Rumänien – ein Designer, ein Programmierer, ein Fotograf, ein Autor – einer Gesellschaft die Verwertungsrechte an einem Werk überträgt, mit allem, was das rumänische Gesetz Nr. 8/1996 bei Strafe der Nichtigkeit verlangt: die übertragenen Rechte und für jedes die Nutzungsarten, die Dauer und den Umfang der Übertragung – das Gebiet eingeschlossen – sowie die Vergütung; er legt außerdem fest, ob die Übertragung ausschließlich ist. Die Urheberpersönlichkeitsrechte bleiben beim Urheber, weil das Gesetz ihre Übertragung nicht zulässt.
Vorstandsbeschluss über die Änderung der Anschrift einer Gesellschaft (Polen)
Ein Beschluss des Vorstands einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.), mit dem sie ihre Anschrift innerhalb des Ortes ihres Sitzes verlegt: Beschlussnummer, Firma und KRS-Nummer, neue Anschrift, Datum des Wirksamwerdens, Abstimmung und Unterschriften der Vorstandsmitglieder. Der Gesellschaftsvertrag nennt nur den Ort, daher sind weder Gesellschafterversammlung noch Notar nötig – die Änderung muss aber innerhalb von 7 Tagen beim KRS angemeldet werden, und zwar nur elektronisch.
Gesellschafterbeschluss über die Bestellung eines Vorstandsmitglieds (Polen)
Ein Beschluss der Gesellschafterversammlung einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung über die Bestellung eines Vorstandsmitglieds: Angaben und PESEL der Person, Funktion, Amtszeit, Datum des Wirksamwerdens, geheime Abstimmung und ihr Ergebnis sowie die Unterschriften des Versammlungsleiters und des Protokollführers. Er hält fest, dass die Änderung innerhalb von 7 Tagen beim KRS angemeldet wird, zusammen mit der Zustimmung und der Zustellungsanschrift des Bestellten – die Erklärung dazu ist ein eigenes Dokument im Katalog.
Gründungsurkunde einer EOOD – Einpersonen-GmbH (Bulgarien)
Das Gründungsdokument der Gesellschaft: Name, Sitz, Unternehmensgegenstand, Kapital, Anteile, Geschäftsführer und Art der Vertretung. Es wird zusammen mit den übrigen Unterlagen beim bulgarischen Handelsregister eingereicht. Das Mindestkapital beträgt einen Euro. Prüfen Sie, bevor Sie irgendetwas ausfüllen, ob der Firmenname im Handelsregister noch frei ist – ist er vergeben, muss das gesamte Paket neu erstellt werden.
Vertrag mit einem selbständigen Auftragnehmer (Zypern)
Der Vertrag eines zyprischen Unternehmens mit einem Selbständigen, der als unabhängiger Auftragnehmer Leistungen erbringt: die Leistungen, die Unabhängigkeit bei Zeit, Ort und Art der Arbeit, Steuern und Sozialversicherung in der Verantwortung des Auftragnehmers, Vergütung und Rechnungsstellung, Auslagen, Vertraulichkeit, geistiges Eigentum und Kündigung. Die Bezeichnung allein reicht nicht: Arbeitet der Auftragnehmer in der Praxis wie ein Arbeitnehmer, kann das Verhältnis als Arbeitsverhältnis behandelt werden; deshalb legt der Vertrag fest, wie die Arbeit tatsächlich erbracht wird. Er enthält kein Wettbewerbsverbot (Art. 27 von Cap. 149).
Beschluss über die Bestellung oder Abberufung eines Direktors (Zypern)
Der Beschluss, mit dem eine zyprische Gesellschaft nach dem Gesellschaftsgesetz (Cap. 113) einen neuen Direktor bestellt, einen abberuft oder einen Rücktritt festhält: Angaben der Gesellschaft mit HE-Nummer, Art der Beschlussfassung, Daten des Direktors mit Ausweis-, Pass- oder ARC-Nummer, Wirksamkeitsdatum, Annahme durch den Bestellten und wer die Meldung einreicht. Nach Art. 178 kann die Gesellschafterversammlung einen Direktor ohne dessen Zustimmung durch ordentlichen Beschluss abberufen, nach besonderer Ankündigung 28 Tage vorher; die Satzung kann auch einen anderen Weg vorsehen. Die Änderung geht gesondert mit Formular HE4 binnen 14 Tagen an die Registerbehörde für Gesellschaften.
Beschluss der Gesellschafter einer IKE über die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft (Griechenland)
Das Protokoll, mit dem die Gesellschafter einer griechischen Privaten Kapitalgesellschaft (IKE) diese auflösen, in Liquidation versetzen und einen Liquidator bestellen: Daten des Liquidators mit Vatersnamen und AFM, Vergütung, seine Aufgaben von der Eröffnungsbilanz bis zur Verteilung, die Unterschrift zur Annahme des Amtes und die Vollmacht zur Anmeldung beim GEMI. Die Auflösung erfordert 2/3 aller Anteile, in einer mit 8 Tagen Frist einberufenen Versammlung oder in einem von allen Gesellschaftern unterschriebenen Protokoll, und wird mit ihrer Bekanntmachung im GEMI wirksam. Die Liquidation endet mit einem zweiten Beschluss, der die Schlussbilanz genehmigt.
Gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung – umowa o zachowaniu poufności (Polen)
Ein gegenseitiges NDA für zwei Unternehmen, die über eine Zusammenarbeit, eine Investition oder ein Geschäft verhandeln: der Zweck, eine Definition vertraulicher Informationen mit Bezug auf Geschäftsgeheimnisse nach polnischem Recht, die Ausnahmen, Regeln für Zugang und Schutz, die Rückgabe von Unterlagen, die Dauer nach Ende der Verhandlungen und eine Vertragsstrafe mit dem Recht, darüber hinaus Schadensersatz zu verlangen. Es verpflichtet nicht dazu, weitere Verträge zu unterzeichnen.
Zustimmung zur Bestellung in den Vorstand mit Zustellungsanschrift (Polen)
Die Erklärung einer in den Vorstand einer polnischen Gesellschaft bestellten Person, die der Anmeldung zum KRS beigefügt wird: die Zustimmung zur Bestellung und zur Funktion, die nach Art. 19a des polnischen Gesetzes über das Landesgerichtsregister erforderliche Zustellungsanschrift und die Erklärung, dass keiner der Ausschlussgründe des Art. 18 des polnischen Handelsgesellschaftengesetzbuchs vorliegt. Die Zustimmung ist nicht nötig, wenn die Person die Anmeldung selbst unterschreibt oder die Zustimmung im Protokoll des bestellenden Organs steht.
Zahlungsaufforderung für eine überfällige Rechnung (Bulgarien)
Eine Erinnerung per E-Mail ist eine Höflichkeit, eine Zahlungsaufforderung ist ein Dokument. Sie listet die Rechnungen einzeln nach Nummer, Datum und Betrag auf, weist die Gesamtschuld aus und setzt eine letzte Frist. Versenden Sie sie, bevor zu viel Zeit vergeht – je älter die Rechnung, desto häufiger behauptet die Gegenseite, die Arbeit sei schon damals beanstandet worden.
Beschluss des alleinigen Gesellschafters (Bulgarien)
Der Beschluss, mit dem der alleinige Gesellschafter die Gesellschaft gründet, die Gründungsurkunde annimmt, Sitz und Kapital festlegt und einen Geschäftsführer bestellt. Er wird zusammen mit der Gründungsurkunde eingereicht und wiederholt dieselben Angaben – füllen Sie beide in einem Zug aus, damit sie nicht voneinander abweichen.