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Mahnung – letzte Zahlungsaufforderung vor dem Mahnbescheid
Die letzte Mahnung an einen säumigen Schuldner, bevor Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten: offener Betrag, Fälligkeit, Verzug, Verzugszinsen nach § 288 BGB (fünf oder neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, die Pauschale von 40 € nur von Schuldnern, die keine Verbraucher sind), eine letzte Zahlungsfrist, Ihr Konto und die Ankündigung des Mahnbescheids. Als Brief nach DIN 5008 aufgebaut, für private und gewerbliche Gläubiger. Keine Form vorgeschrieben; die Antworten unten erklären, wie Sie den Zugang beweisen und den Mahnbescheid danach beantragen.
Antrag auf Informationszugang nach dem IFG
Der Antrag, mit dem Sie bei einer Behörde Zugang zu amtlichen Informationen verlangen – Akten, Verträge, Gutachten, E-Mails oder Auskünfte: nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Bundes (IFG) bei Bundesbehörden, nach dem Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetz des Landes bei Landes- und Kommunalbehörden, nach dem Umweltinformationsgesetz (UIG) oder dem Verbraucherinformationsgesetz (VIG). Sie wählen das Gesetz und die Art des Zugangs; das Schreiben bittet um Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist, um vorherige Mitteilung etwaiger Gebühren und um Teilzugang statt Ablehnung.
Gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
Die gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (NDA, Vertraulichkeitsvereinbarung) für zwei Unternehmen oder Selbstständige, die vor einer Zusammenarbeit vertrauliche Informationen austauschen: Zweck, was vertraulich ist und was nicht, Weitergabe nur an Beschäftigte und Berater, ausdrückliches Verbot des Reverse Engineering an überlassenen Mustern und Prototypen (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 GeschGehG), Rückgabe und Löschung, Laufzeit und eine Vertragsstrafe nach Wahl: nach billigem Ermessen mit gerichtlicher Kontrolle, fest oder keine. Die Vereinbarung ist zugleich eine angemessene Geheimhaltungsmaßnahme im Sinne des § 2 Nr. 1 GeschGehG.
Kostenvoranfrage und Leistungsantrag an die private Krankenversicherung
Das Schreiben an die private Krankenversicherung für zwei Fälle: vor einer teuren Behandlung als Kostenvoranfrage nach § 192 Abs. 8 VVG – liegen die Kosten voraussichtlich über 2.000 €, muss der Versicherer innerhalb von zwei Wochen (bei dringlicher Behandlung) oder vier Wochen begründet antworten, sonst wird die Notwendigkeit vermutet – oder nach der Behandlung als Begleitschreiben zum Leistungsantrag mit den Rechnungen. Mit Versicherungsnummer, Behandlung, Kosten und IBAN, ohne Diagnose im Brief.
Gläubigeraufruf nach Auflösung der GmbH (Text für den Bundesanzeiger)
Der Text, mit dem die Liquidatoren einer aufgelösten GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) die Auflösung bekannt machen und die Gläubiger auffordern, sich bei der Gesellschaft zu melden (§ 65 Abs. 2 GmbHG): Firma mit dem Zusatz „in Liquidation“, Sitz, Registergericht und Nummer, Geschäftsanschrift und Tag der Auflösung. Die Bekanntmachung im Bundesanzeiger setzt das Sperrjahr in Gang, vor dessen Ablauf kein Vermögen an die Gesellschafter verteilt werden darf (§ 73 GmbHG).
Antrag auf Erteilung einer Apostille
Das Schreiben, mit dem Sie für eine deutsche öffentliche Urkunde – etwa eine Geburts- oder Eheurkunde, eine notarielle Urkunde oder ein Führungszeugnis – die Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 beantragen, damit sie im Ausland anerkannt wird. Es bezeichnet die Urkunde, die ausstellende Stelle und den Staat, in dem sie verwendet werden soll, und regelt die Rücksendung. Welche Stelle zuständig ist, hängt von der Urkunde ab; in einem anderen EU-Staat ist nach der Verordnung (EU) 2016/1191 oft keine Apostille nötig. Bietet die zuständige Stelle ein eigenes Formular an, können Sie auch dieses kostenlos verwenden.
Aufforderung zur Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses
Die schriftliche Aufforderung, die ein Sportverein, eine Kita, eine Schule, ein Träger der Jugendhilfe oder eine andere Organisation ausstellt, damit Beschäftigte oder Ehrenamtliche ein erweitertes Führungszeugnis beantragen können: Nach § 30a Abs. 2 BZRG erhält es nur, wer eine solche Aufforderung vorlegt, in der die verlangende Stelle bestätigt, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG vorliegen. Mit Angaben zur Organisation, zur Person und zur Tätigkeit, dem gesetzlichen Grund zur Auswahl und der Angabe, ob die Tätigkeit ehrenamtlich ist – für einen Antrag auf Gebührenbefreiung.
Mängelrüge / Reklamation – Aufforderung zur Nacherfüllung mit Fristsetzung
Reklamation einer mangelhaften Ware beim Verkäufer: Sie zeigen den Mangel an, verlangen nach Ihrer Wahl Reparatur oder Ersatzlieferung (§§ 437, 439 BGB) und setzen eine Frist. Der Brief folgt dem Kaufrecht seit 2022: Vermutung zu Ihren Gunsten für Mängel, die sich im ersten Jahr zeigen (§ 477 BGB), angemessene Frist ab Ihrer Mitteilung (§ 475 Abs. 5 BGB), Kosten der Nacherfüllung beim Verkäufer – und für Käufe ab dem 31.07.2026 die Verlängerung der Verjährung um zwölf Monate nach einer Reparatur (§ 475e Abs. 5 BGB). Für Käufe beim Händler, online oder im Laden.
Datenschutz-Auskunft nach Art. 15 DSGVO – Auskunftsersuchen mit Datenkopie
Ihr Auskunftsersuchen an ein Unternehmen, einen Verein oder eine andere Stelle, die Daten über Sie verarbeitet: Sie verlangen nach Art. 15 DSGVO Auskunft, welche Daten gespeichert sind, wozu, an wen sie gehen, wie lange sie bleiben und woher sie stammen, und eine Kopie der Daten – die erste kostenlos. Die Antwort ist binnen eines Monats fällig (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bleibt sie aus, können Sie sich bei der Datenschutzaufsicht Ihres Landes beschweren. Für Kunden-, Mitglieds- und Nutzerkonten.
Rücktritt vom Kaufvertrag oder Minderung nach fehlgeschlagener Nachbesserung
Die zweite Stufe der Reklamation: Hat der Verkäufer die Ware nach Ihrer Mängelanzeige nicht rechtzeitig repariert oder ersetzt, zeigt sich der Mangel nach der Reparatur erneut oder verweigert er die Nacherfüllung, erklären Sie den Rücktritt vom Kaufvertrag oder die Minderung des Kaufpreises (§§ 437, 441 BGB) – beim Kauf vom Händler ohne weitere Frist (§ 475d BGB). Mit Kaufdatum, Mangel, Grund, Erstattungsbetrag, Zahlungsfrist und IBAN. Bei einem geringfügigen Mangel bleibt nur die Minderung; die Fragen unten erklären, warum.
Kündigung Handyvertrag oder Internetvertrag (DSL, Kabel, Glasfaser)
Kündigungsschreiben für Ihren Mobilfunk-, DSL-, Kabel- oder Glasfaservertrag nach dem Telekommunikationsgesetz: ordentlich zum nächstmöglichen Termin, nach Ablauf der Mindestlaufzeit mit einem Monat Frist (§ 56 TKG), wegen Umzugs (§ 60 TKG), wegen zu langsamen Internets nach erfolgloser Frist zur Abhilfe, mit Messprotokoll (§ 57 Abs. 4 TKG) oder nach einer einseitigen Vertragsänderung. Mit Kunden- und Vertragsnummer, Rufnummer und der Bitte um Bestätigung des Vertragsendes. Wurde der Vertrag online geschlossen, gibt es zusätzlich den Button „Verträge hier kündigen“ (§ 312k BGB).
Werkvertrag zwischen Unternehmen
Vertrag zwischen zwei Unternehmen über ein bestimmtes Ergebnis – eine Software, eine Website, ein Gutachten, ein Konzept, eine Reparatur oder Montage –, für das der Auftragnehmer einsteht (Werkvertrag nach §§ 631 ff. BGB). Mit Leistungsbeschreibung und vereinbarter Beschaffenheit, Fertigstellungstermin, Abnahmeverfahren mit Frist nach § 640 Abs. 2 BGB, Fälligkeit der Vergütung bei Abnahme, Mängelrechten, Kündigung, Nutzungsrechten am Werk, Vertraulichkeit und Haftungsbegrenzung. Nicht für Bauverträge und nicht für die Herstellung beweglicher Sachen, für die Kaufrecht gilt.
Kündigung Fitnessstudio-Vertrag oder Abo (Mitgliedschaft, Zeitschrift, Streaming)
Kündigungsschreiben für den Vertrag mit dem Fitnessstudio und für andere laufende Abos – Mitgliedschaft, Zeitschrift, Streaming oder Lieferabo. Sie kündigen ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder außerordentlich aus wichtigem Grund (§ 314 BGB), etwa bei dauerhafter Krankheit mit Attest, widerrufen das SEPA-Lastschriftmandat zum Vertragsende und verlangen eine Bestätigung des Enddatums in Textform. Für Verträge seit dem 01.03.2022 gilt nach der Erstlaufzeit höchstens ein Monat Kündigungsfrist (§ 309 Nr. 9 BGB). Per E-Mail, per Post oder zusätzlich zum Kündigungsbutton.
Einladungsschreiben für ein Besuchsvisum
Das Einladungsschreiben, mit dem Sie Verwandte oder Freunde aus einem visumpflichtigen Staat zu einem Besuch in Deutschland einladen, an die deutsche Botschaft oder das Generalkonsulat: Angaben zur eingeladenen Person und zu Ihnen, Zweck und Daten des Besuchs, Unterkunft und wer die Kosten trägt. Ein Formular ist dafür nicht vorgeschrieben. Es ist keine Verpflichtungserklärung nach § 68 AufenthG – die geben Sie, wenn die Auslandsvertretung sie verlangt, gesondert bei der Ausländerbehörde auf deren amtlichem Formular ab. Ausfüllen, unterschreiben und der eingeladenen Person für den Visumantrag schicken.
Zahlungserinnerung und Mahnung an Geschäftskunden (B2B)
Mahnschreiben an ein anderes Unternehmen, das eine Rechnung nicht bezahlt hat – als freundliche Zahlungserinnerung oder als letzte Mahnung vor dem Mahnbescheid. Es nennt Rechnung, Fälligkeit und den Tag, an dem der Verzug begonnen hat (spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, § 286 Abs. 3 BGB), berechnet Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, verlangt die Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB) und setzt eine Zahlungsfrist. Als Geschäftsbrief nach DIN 5008 aufgebaut. Für Verbraucher als Schuldner gibt es eine eigene Mahnung.
Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV)
Vorlage für Rechnungen bis 250 € einschließlich Umsatzsteuer mit den vereinfachten Pflichtangaben des § 33 UStDV: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Gesamtbetrag einschließlich Steuer und Steuersatz – Kunde, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht vorgeschrieben. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter auf Papier oder in anderer elektronischer Form, etwa als PDF, ausgestellt werden.
Widerspruch gegen Datenübermittlungen aus dem Melderegister
Das formlose Schreiben an die Meldebehörde, mit dem Sie Übermittlungssperren im Melderegister eintragen lassen: Sie widersprechen – Punkt für Punkt – der Weitergabe Ihrer Daten an Parteien vor Wahlen, an Mandatsträger und Presse bei Alters- und Ehejubiläen und an Adressbuchverlage (§ 50 Abs. 5 BMG) sowie an die Religionsgesellschaft eines Familienmitglieds (§ 42 Abs. 3 BMG). Den zum 01.01.2026 abgeschafften Widerspruch gegen die Übermittlung an die Bundeswehr enthält es nicht. Viele Meldebehörden bieten dafür auch ein eigenes kostenloses Formular an.
Geschäftsführer-Anstellungsvertrag (GmbH)
Der Dienstvertrag zwischen einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) und ihrem Geschäftsführer – getrennt von der Bestellung durch Gesellschafterbeschluss. Er regelt Aufgaben und zustimmungspflichtige Geschäfte, Beginn und Dienstort, Festgehalt und variable Vergütung, Gehaltsfortzahlung bei Krankheit, Urlaub, Wettbewerbsverbot während der Laufzeit, Verschwiegenheit, Kündigung und Freistellung nach einer Abberufung. Mit der Beteiligung des Geschäftsführers und dem Hinweis, wann er sozialversicherungspflichtig ist: Ein Fremdgeschäftsführer ist stets beschäftigt, ein Gesellschafter-Geschäftsführer nur mit Mehrheit oder umfassender Sperrminorität selbständig.
Freier-Mitarbeiter-Vertrag (Freelancer-Vertrag)
Vertrag zwischen einem Unternehmen und einem selbständigen Freelancer – etwa in Design, Text, Programmierung, Beratung oder Medien – mit Einräumung der Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen nach dem Urheberrechtsgesetz. Er beschreibt eine tatsächlich selbständige Zusammenarbeit ohne Weisungen zu Zeit, Ort und Arbeitsweise und ohne Eingliederung, regelt Vergütung, Kleinunternehmerregelung, Künstlersozialabgabe, Vertraulichkeit und Kündigung und nennt offen das Risiko der Scheinselbständigkeit: Es entscheidet die gelebte Praxis (§ 7 Abs. 1 SGB IV), nicht die Überschrift. Mit Wahl zur Statusfeststellung nach § 7a SGB IV.
Schlichtungsantrag bei der Universalschlichtungsstelle des Bundes, mit Beschwerde an die Verbraucherzentrale
Die Universalschlichtungsstelle des Bundes in Kehl bietet ein eigenes, kostenloses Online-Formular an. Dieses Dokument ist Ihr schriftlicher Antrag dazu: Sachverhalt, Anspruch, Streitwert, der vorherige Versuch beim Unternehmer und die nötigen Erklärungen – zum Hochladen, Mailen oder Versenden. Das Verfahren ist für Verbraucher kostenlos, gilt für Streitwerte von 10 € bis 50.000 €, wenn keine Branchenschlichtung zuständig ist, und setzt voraus, dass der Unternehmer teilnimmt. Dazu eine kurze Beschwerde an die Verbraucherzentrale Ihres Landes.
Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, den § 34a UStDV seit 2025 verlangt: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Leistungen und Gesamtbetrag, dazu Zahlungsziel und Verzugshinweis. Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat; im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft Papier- und PDF-Rechnungen stellen; E-Rechnungen empfangen können müssen sie trotzdem.
Antrag auf Kostenübernahme oder Kostenerstattung bei der Krankenkasse
Der Antrag an die gesetzliche Krankenkasse, eine Behandlung, ein Hilfsmittel oder eine andere Leistung zu bezahlen – vor der Behandlung als Antrag auf Kostenübernahme, mit der Entscheidungsfrist von drei, fünf oder sechs Wochen nach § 13 Abs. 3a SGB V, oder danach als Antrag auf Kostenerstattung, wenn die Kasse nicht fristgerecht entschieden, eine dringende Leistung nicht rechtzeitig erbracht oder sie zu Unrecht abgelehnt hat. Ohne Diagnose im Brief: Die Begründung liefert die beigefügte ärztliche Verordnung.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, ADV-Vertrag) für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt – Hosting, Cloud-Software, Lohnabrechnung, Newsletter-Versand, IT-Wartung. Er enthält alle Pflichtinhalte des Art. 28 Abs. 3 DSGVO: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck, Datenarten und Betroffene, Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, weitere Auftragsverarbeiter, Unterstützung, Löschung oder Rückgabe, Nachweise und Kontrollen, mit Anlagen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und den Unterauftragsverarbeitern. Kostenlose Muster bieten auch Aufsichtsbehörden und die EU-Kommission an.
Sonderkündigung Strom- oder Gasvertrag wegen Preiserhöhung
Kündigung Ihres Strom- oder Gasvertrags nach einer angekündigten Preiserhöhung, ohne Kündigungsfrist zu dem Tag, an dem der neue Preis gelten soll. Außerhalb der Grundversorgung gilt § 41 Abs. 5 EnWG, in der Grundversorgung § 5 Abs. 3 StromGVV oder GasGVV; die Grundversorgung können Sie zudem jederzeit mit zwei Wochen Frist kündigen. Mit Kunden- und Zählernummer, Lieferanschrift, Datum der Preismitteilung, hilfsweiser Kündigung zum nächstmöglichen Termin und der Bitte um Bestätigung des Vertragsendes in Textform.
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