Deutschland: Vorlagen und Formulare
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Geltendmachung von Lohn und Überstundenvergütung
Das Schreiben, mit dem Sie ausstehenden Lohn, ausstehendes Gehalt oder unbezahlte Überstunden beim Arbeitgeber einfordern und geltend machen – rechtzeitig vor Ablauf der Ausschlussfrist aus Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag, die oft nur drei Monate ab Fälligkeit beträgt. Es listet Monat, Art des Anspruchs und Bruttobetrag auf, setzt eine Zahlungsfrist, verlangt Verzugszinsen nach § 288 Abs. 1 BGB, belegt Überstunden mit Ihren Aufzeichnungen und kann die Zurückbehaltung der Arbeitsleistung ankündigen. Ausdrucken, eigenhändig unterschreiben, mit Zugangsnachweis übergeben und zusätzlich per E-Mail senden.
Umgangsvereinbarung für getrennt lebende Eltern
Schriftliche Vereinbarung getrennt lebender Eltern über den Umgang mit ihren gemeinsamen Kindern: regelmäßige Umgangszeiten, Schulferien, Feiertage und Geburtstage, Abholen und Zurückbringen, Ersatztermine, Telefon- und Videokontakt, Information und Auslandsreisen. Wichtig vor dem Kauf: Eine private Umgangsvereinbarung ist nicht vollstreckbar. Durchsetzbar wird eine Umgangsregelung erst, wenn das Familiengericht sie als Vergleich billigt (§ 156 Abs. 2 FamFG); diese Vereinbarung eignet sich als Grundlage dafür oder für eine Einigung mit Hilfe des Jugendamts.
Antrag auf eine Bescheinigung in Steuersachen
Ihr Antrag an das Finanzamt auf eine Bescheinigung in Steuersachen, oft auch steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung genannt – verlangt bei öffentlichen Ausschreibungen, für die Gaststättenerlaubnis und andere gewerberechtliche Erlaubnisse oder von Banken. Sie gibt wieder, ob Steuerrückstände bestehen und ob die Steuererklärungen abgegeben sind, und zwar am Tag der Ausstellung. Das Schreiben nennt Steuernummer, Zweck und den Termin, bis zu dem Sie die Bescheinigung brauchen. Ein amtlicher Vordruck ist nicht vorgeschrieben; per Post oder als „Sonstige Nachricht“ über ELSTER.
Schadenmeldung an die gegnerische Kfz-Haftpflichtversicherung
Die erste Schadenmeldung nach einem Verkehrsunfall, den ein anderer verursacht hat, direkt an dessen Kfz-Haftpflichtversicherer: Unfalltag, Uhrzeit und Ort, das Kennzeichen des gegnerischen Fahrzeugs, Ihr Fahrzeug, Hergang, Schaden, Polizei und Zeugen, der bisher bezifferte Betrag und Ihre IBAN, dazu die Bitte, die Haftung dem Grunde nach zu bestätigen. Sie haben einen Direktanspruch gegen den Versicherer (§ 115 VVG) und müssen ihm den Unfall innerhalb von zwei Wochen in Textform anzeigen (§ 119 VVG) – ein Brief oder eine E-Mail genügt.
Widerruf einer Vollmacht mit Mitteilung an Dritte
Der Widerruf einer Vollmacht an den Bevollmächtigten, mit der Aufforderung, die Vollmachtsurkunde zurückzugeben (§ 175 BGB) – und zugleich die Mitteilung an Bank, Behörde oder andere Stellen, denen die Vollmacht vorgelegt oder mitgeteilt wurde: Sie erhalten je eine unterschriebene Abschrift, denn ihnen gegenüber gilt die Vollmacht weiter, bis ihnen das Erlöschen angezeigt wird (§§ 170 bis 173 BGB). Mit dem Hinweis auf die Kraftloserklärung durch das Amtsgericht (§ 176 BGB). Ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und jedem Empfänger nachweisbar zustellen.
Einzelvollmacht für eine bestimmte Angelegenheit
Die Vollmacht für eine einzelne Angelegenheit – ein Dokument abholen, ein Auto zulassen oder abmelden, eine Wohnung übergeben, einen Termin bei einer Behörde wahrnehmen. Mit Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem, genau beschriebener Angelegenheit, Einschränkungen, Gültigkeitsdatum, Rückgabe der Urkunde und Unterschriftsprobe. Eine Vollmacht braucht grundsätzlich keine Form (§ 167 Abs. 2 BGB); für das Grundbuchamt, das Handelsregister oder eine Erbausschlagung muss die Unterschrift jedoch öffentlich beglaubigt werden. Ausfüllen, ausdrucken, von Hand unterschreiben und im Original übergeben.
Fahrzeugüberlassungsvertrag mit Vollmacht zur Fahrzeugbenutzung
Nutzungsvereinbarung, mit der Sie Ihr Auto einer anderen Person überlassen, etwa in der Familie oder unter Freunden, mit Vollmacht zur Fahrzeugbenutzung, auch für Fahrten ins Ausland. Der Vertrag hält die Prüfung des Führerscheins fest (§ 21 StVG), Versicherung und Fahrerkreis, Zeitraum, Zweck und erlaubte Länder, und regelt, wer Kraftstoff, Maut, Bußgelder, Schäden, Selbstbeteiligung und Rückstufung trägt. Die Vollmacht am Ende, mit kurzer Zusammenfassung auf Englisch, dient als Nachweis bei Kontrollen. Zum Ausdrucken und Unterschreiben.
Generalvollmacht für Vermögensangelegenheiten
Ein kostenloses Muster gibt das Bundesjustizministerium für die Vorsorgevollmacht heraus, die auch Gesundheit und Aufenthalt umfasst; diese Generalvollmacht ist eine eigene Fassung allein für Ihr Vermögen. Sie gilt ab der Unterschrift ohne Bedingung: Der Bevollmächtigte vertritt Sie gegenüber Banken, Vertragspartnern, Behörden und Gerichten in allen Vermögensangelegenheiten, auch wenn Sie später geschäftsunfähig werden. Sie wählen, ob die Vollmacht über Ihren Tod hinaus gilt und ob Insichgeschäfte (§ 181 BGB) und Untervollmachten erlaubt sind. Eigenhändig unterschreiben.
Widerruf des Verzichts auf die Kleinunternehmerregelung
Mit diesem Schreiben kehren Sie zur Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG zurück, nachdem Sie auf sie verzichtet und Ihre Umsätze regulär versteuert haben. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre; danach kann er nur mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden. Das Schreiben nennt das Jahr des Verzichts und das Jahr, ab dem die Regelung wieder gelten soll, und legt dar, dass die Umsatzgrenzen von 25.000 € und 100.000 € eingehalten werden. Eine „Abmeldung“ von der Umsatzsteuer gibt es nicht – das hier ist der Weg zurück zur Steuerfreiheit.
Stellungnahme zum Anhörungsbogen oder Zeugenfragebogen
Die Antwort an die Bußgeldbehörde auf einen Anhörungsbogen, weil Ihnen ein Verkehrsverstoß vorgeworfen wird, oder auf einen Zeugenfragebogen, weil das Fahrzeug auf Sie zugelassen ist. Sie enthält die Angaben zur Person, die Pflicht sind, und zur Sache Ihre Wahl: keine Angaben, eine Äußerung erst nach Akteneinsicht, die Erklärung, dass Sie nicht gefahren sind, oder die Berufung auf das Zeugnis- und Auskunftsverweigerungsrecht (§§ 52, 55 StPO). Niemand muss sich selbst oder einen nahen Angehörigen belasten – das Schreiben benennt keinen Fahrer.
Antrag auf Teilzeit oder Brückenteilzeit
Der Antrag, mit dem Sie Ihre Arbeitszeit dauerhaft nach § 8 TzBfG oder als Brückenteilzeit für ein bis fünf Jahre nach § 9a TzBfG verringern – mit bisheriger und gewünschter Wochenarbeitszeit, Beginn, bei Brückenteilzeit dem Ende und der gewünschten Verteilung auf die Wochentage. Er geht in Textform spätestens drei Monate vor Beginn an den Arbeitgeber; lehnt dieser nicht spätestens einen Monat vorher in Textform ab, verringert sich die Arbeitszeit wie beantragt. Voraussetzung: mehr als sechs Monate Beschäftigung und mehr als 15 Arbeitnehmer, für die Brückenteilzeit mehr als 45.
Vollmacht für die Kfz-Zulassung, Ummeldung oder Abmeldung
Vollmacht für die Zulassungsstelle: Damit erledigt eine andere Person für Sie die Zulassung, die Umschreibung nach einem Halterwechsel (Ummeldung), die Außerbetriebsetzung (Abmeldung) oder eine Adressänderung bei der Zulassungsbehörde. Sie nennt Vollmachtgeber und Bevollmächtigten mit Geburtsdatum und Anschrift, das Fahrzeug mit FIN und Kennzeichen, die eVB-Nummer und den Vorgang und ist auf diesen Vorgang begrenzt. Viele Zulassungsbehörden bieten eine eigene Vollmacht kostenlos an; prüfen Sie deren Unterlagenliste. Zum Ausdrucken und Unterschreiben von Hand.
Antrag auf unbezahlten Urlaub (unbezahlter Sonderurlaub)
Antrag an den Arbeitgeber auf unbezahlten Sonderurlaub für einen bestimmten Zeitraum, mit Anlass und den Bedingungen, die beide Seiten vereinbaren: Freistellung ohne Arbeitsentgelt, Fortbestand des Arbeitsverhältnisses, Rückkehr zu den bisherigen Bedingungen. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht – der Sonderurlaub entsteht erst mit der Zustimmung des Arbeitgebers, für die unten Platz ist. Das Schreiben weist darauf hin, dass der Schutz der Sozialversicherung nach einem Monat endet (§ 7 Abs. 3 SGB IV) und die Krankenversicherung dann selbst zu klären ist.
Zustimmungserklärung des anderen Elternteils zu Personalausweis oder Reisepass für ein Kind
Die schriftliche Zustimmung des Elternteils, der bei der Beantragung des Personalausweises oder Reisepasses eines Kindes nicht mitkommen kann. Bei gemeinsamer Sorge beantragen beide Eltern; wer verhindert ist, gibt seine Zustimmung mit dem eigenen Ausweis oder einer Kopie mit. Die Erklärung bestätigt auch den gewöhnlichen Aufenthalt des Kindes, nach dem manche Stellen fragen. Viele Städte und Gemeinden stellen für diesen Zweck ein eigenes Formular kostenlos bereit – dieses Dokument ist eine eigenständig formulierte Alternative. Ausfüllen, ausdrucken, von Hand unterschreiben.
Veräußerungsanzeige an die Zulassungsstelle
Die Veräußerungsanzeige, mit der Sie nach dem Autoverkauf der Zulassungsbehörde (Zulassungsstelle) den neuen Halter melden: Name, Geburtsdatum und Anschrift des Käufers, Fahrzeug, Kennzeichen und FIN, Datum und Uhrzeit der Übergabe und die Bestätigung, dass die Zulassungsbescheinigung Teil I und Teil II übergeben sind (§ 15 FZV). Erst mit ihrem Eingang endet Ihre Kfz-Steuer (§ 5 Abs. 5 KraftStG). Viele Zulassungsbehörden bieten dafür auch ein eigenes kostenloses Formular an. Ausdrucken, unterschreiben und noch am Verkaufstag abgeben.
Einspruch gegen den Steuerbescheid
Ihr Einspruch gegen einen Bescheid des Finanzamts – etwa den Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- oder Grundsteuerwertbescheid – oder gegen einen Kindergeldbescheid der Familienkasse. Die Frist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe; ein mit der Post geschickter Bescheid gilt seit 2025 erst am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§§ 355, 122 AO). Das Schreiben bezeichnet den Bescheid, sagt, was geändert werden soll, begründet den Einspruch oder kündigt die Begründung an und kann zugleich die Aussetzung der Vollziehung beantragen, denn der Einspruch allein stoppt die Zahlung nicht.
Urlaubsantrag (Antrag auf Erholungsurlaub)
Der Urlaubsantrag an den Arbeitgeber: Erholungsurlaub für einen bestimmten Zeitraum beantragen, mit der Zahl der Arbeitstage und der Vertretung, und mit Bezug auf § 7 Abs. 1 BUrlG, nach dem die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Das Schreiben stellt klar, dass der Urlaub erst nach der Genehmigung angetreten wird, und lässt unten Platz für die Entscheidung des Arbeitgebers. Eine Form ist nicht vorgeschrieben: per E-Mail senden oder ausgedruckt abgeben.
Vollmacht zur Abholung des Ausweises und für Meldeangelegenheiten
Die Vollmacht, mit der eine andere Person beim Bürgeramt, Bürgerbüro oder Einwohnermeldeamt für Sie den neuen Personalausweis oder Reisepass abholt, Sie an-, um- oder abmeldet oder eine Meldebescheinigung beantragt und abholt. Mit der Erklärung, dass der PIN-Brief eingegangen ist – ohne sie wird ein Personalausweis keinem Bevollmächtigten ausgehändigt. Manche Ausweisbehörden halten ein eigenes Vollmachtsformular kostenlos bereit; dieses ist eine eigenständig formulierte Alternative. Ausfüllen, ausdrucken, von Hand unterschreiben und im Original mitgeben.
Fahrzeug-Übergabeprotokoll beim Autoverkauf
Übergabeprotokoll für ein privat verkauftes Auto, die Ergänzung zum Kfz-Kaufvertrag. Es hält Datum und Uhrzeit der Übergabe fest, den Kilometerstand, den Tank- oder Ladestand, sichtbare Schäden, die übergebenen Schlüssel und Papiere – Zulassungsbescheinigung Teil I und Teil II, HU-Bericht – und den bezahlten Kaufpreis. Das zählt, weil Kfz-Steuer, Versicherung und Halterstellung beim Verkäufer bleiben, bis die Veräußerungsanzeige bei der Zulassungsbehörde eingeht. Für Verkäufer und Käufer zum Ausdrucken und Unterschreiben.
Antrag auf Namensänderung nach dem NamÄndG
Schriftlicher Antrag an die Namensänderungsbehörde auf Änderung des Familiennamens, des Vornamens oder beider nach dem Namensänderungsgesetz (NamÄndG): Angaben zur Person, gewünschter Name, Begründung des wichtigen Grundes nach § 3 NamÄndG, die Kinder, auf die sich die Änderung nach § 4 NamÄndG erstreckt, und Anlagen. Nicht für die Rückkehr zum Geburtsnamen nach einer Scheidung, Doppelnamen seit dem 1. Mai 2025 oder eine Änderung nach dem Selbstbestimmungsgesetz – dafür ist eine Erklärung beim Standesamt der richtige Weg.
Vorsorgevollmacht (General- und Vorsorgevollmacht)
Ein kostenloses Muster der Vorsorgevollmacht gibt das Bundesjustizministerium heraus; dieses Dokument ist eine eigene Fassung. Sie bevollmächtigen eine Person Ihres Vertrauens, für Sie in Gesundheit und Pflege, bei der Wahl des Aufenthalts, gegenüber Behörden und in allen Vermögensangelegenheiten zu handeln, wenn Sie es nicht mehr selbst können. Die ärztlichen Maßnahmen, die Unterbringung und die Zwangsmaßnahmen sind ausdrücklich genannt, wie § 1820 Abs. 2 BGB es verlangt; nach außen gilt die Vollmacht ohne Bedingung. Ausdrucken und eigenhändig unterschreiben.
Schadenanzeige an die eigene Kfz-Versicherung
Die Meldung eines Schadens an Ihre eigene Kfz-Versicherung: an die Kfz-Haftpflichtversicherung, wenn ein anderer Ansprüche gegen Sie erheben kann, oder an die Teil- oder Vollkaskoversicherung für den Schaden am eigenen Fahrzeug. Mit Versicherungsscheinnummer und Kennzeichen, Tag, Uhrzeit und Ort, wer gefahren ist, anderen Beteiligten, Hergang, Schaden, Polizei und Zeugen, und mit der Frage, ob der Versicherer das Fahrzeug vor der Reparatur besichtigen will. Die Musterbedingungen (AKB) verlangen die Anzeige innerhalb einer Woche; maßgeblich sind die Bedingungen Ihres Vertrags.
Stundungsantrag mit Ratenzahlung für Steuerschulden
Ihr Antrag an das Finanzamt, fällige Steuern nach § 222 AO zu stunden und in Raten oder später zu zahlen, wenn die Zahlung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte wäre – etwa nach einer hohen Nachzahlung, einem Auftragsausfall oder einer Krankheit. Das Schreiben nennt Steuerart, Zeitraum, Betrag und Fälligkeit, schlägt einen Zahlungsplan vor, begründet die Härte, gibt einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen und äußert sich zur Sicherheitsleistung. Stundungszinsen von 0,5 % im Monat sind günstiger als Säumniszuschläge von 1 %. Per Post oder über ELSTER.
Mitteilung über die Aufgabe der freiberuflichen Tätigkeit
Das Schreiben an das Finanzamt, mit dem Sie die Aufgabe Ihrer freiberuflichen Tätigkeit mitteilen – etwa in der Übersetzung, Architektur, Beratung, Lehre oder im Journalismus. § 138 Abs. 1 und 4 AO verlangt diese Mitteilung innerhalb eines Monats; einen amtlichen Vordruck dafür gibt es nicht. Es nennt Steuernummer, Art der Tätigkeit und den letzten Tag, sagt, ob die Praxis aufgegeben oder verkauft wird, klärt die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und beantragt die Anpassung der Vorauszahlungen. Per Post oder als „Sonstige Nachricht“ über ELSTER.